Program ewidencji i obsługi klientów korzystających ze świadczeń rodzinnych jest w pełni nowoczesnym i bardzo prostym w obsłudze programem spełniającym oczekiwania i wymagania użytkownika. Gwarancją wysokiej jakości nowego produktu jest doskonała znajomość problematyki pomocy społecznej wynikająca z wieloletniej współpracy pracowników firmy TOP-TEAM z OPS-ami wszystkich szczebli.

Program ŚWIADCZENIA RODZINNE jest programem zarządzania bazą danych, zawierającą informacje o osobach korzystających ze świadczeń rodzinnych. Program spełnia wymagania Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz określone w przepisach Ustawy o Świadczeniach Rodzinnych oraz Rozporządzeniach Rady Ministrów.

Program ŚWIADCZENIA RODZINNE w znacznym stopniu zwiększa skuteczność działania, usprawnia proces obsługi klientów oraz podnosi komfort pracy przez eliminację pracochłonnych, powtarzalnych a wykonywanych do tej pory najczęściej manualnie czynności ewidencyjnych, kontrolnych i rachunkowych. Przejrzysta i logiczna struktura programu, starannie zaprojektowany sposób prezentacji danych sprawiają, że program jest prosty w obsłudze dla początkującego użytkownika, który nie posiada specjalistycznego przygotowania z zakresu informatyki.

Aplikacja została wykonana w technologii J2EE w architekturze trójwarstwowej, w której warstwę pośrednią stanowi serwer Apache Tomcat (począwszy od wersji 5.5), natomiast warstwą prezentacji jest przeglądarka internetowa (ze wskazaniem na Mozilla Firefox począwszy od wersji 3.5). Warstwę danych natomiast stanowi relacyjna baza danych serwera SQL: Firebird 2.1.

Program pracuje w dowolnych środowiskach, takich jak: WINDOWS, LINUX. Obsługiwany jest przez przeglądarkę internetową, np.: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera.

Obejmuje wszystkie podstawowe funkcje i zadania realizowane przez urzędy administracji publicznej w zakresie:

Ponadto program:

Do działania programu wymagane są następujące komponenty:

Instalacja Javy

Następnym krokiem jest instalacja Javy w wersji 8.

W tym celu, analogicznie jak przy instalacji bazy danych, uruchamiamy plik jre8.exe (dla systemów 32 bitowych) lub jre8x64.exe (dla systemów 64 bitowych).

Rysunek 2.1. Instalacja javy

	Ważne
	W przypadku jednoczesnej pracy na 15 stanowiskach i powyżej, zaleca się instalację serwera aplikacji w środowisku 64 bitowym, biorąc pod uwagę ilość obsługiwanej pamięci przez system oraz względy wydajnościowe.

Instalacja tomcata

Następnym krokiem jest zainstalowanie Tomcata w wersji 8.

Na pierwszym ekranie wybieramy "Next".

Rysunek 2.2. Instalacja tomcata

W kolejnym kroku wybieramy przycisk "I Agree" i przechodzimy dalej.

Rysunek 2.3. Instalacja tomcata

W kolejnym kroku pozostawiamy ustawienia domyślne i wybieramy przycisk "Next".

Rysunek 2.4. Instalacja tomcata

Krok następny jest najważniejszy, ponieważ znajdują się tutaj kluczowe ustawienia serwera Tomcat:

Rysunek 2.5. Instalacja tomcata

• Ustawienia portów: Jeżeli planujemy tylko jedną instalację Tomcata na serwerze, ustawienia portów mogą pozostać domyślne. Jeżeli jednak instalujemy kolejną instancję serwera, należy zmienić wartości WSZYSTKICH portów, w przeciwnym wypadku serwer Tomcat nie będzie startował.
• Nazwa usługi: Możemy pozostawić domyślną jeżeli planujemy tylko jedną instalację Tomcata na serwerze. Jeżeli jednak instalujemy kolejną instancję serwera Tomcat, nazwę należy zmienić.

W tym kroku ustawiamy login i hasło oraz role użytkownika. Login i hasło muszą być ustalone i zapamiętane. Oprócz tego w polu „Roles” należy wpisać następującą wartość: manager-gui, manager-script.

W kolejnym kroku wskazujemy ścieżkę do wcześniej zainstalowanej JRE (Javy). Ścieżka powinna wskazywać na zainstalowaną przez nas w punkcie pierwszy JRE w wersji 8.

Rysunek 2.6. Instalacja tomcata

W kolejnym kroku definiujemy katalog docelowy w którym chcemy zainstalować Tomcata i klikamy przycisk „Install”.

Rysunek 2.7. Instalacja tomcata

Po zainstalowaniu Tomcata pojawia się ekran końcowy. Odznaczamy checkbox „Show Readme” i klikamy przycisk „Finish”.

Rysunek 2.8. Instalacja tomcata

Ustawienie pamięci dla tomcata

Po zainstalowaniu tomcata, w pasku zadań powinna pojawić się ikonka: klikamy w nią dwukrotnie i przechodzimy do zakładki „Java” na której ustawiamy parametry pamięci i klikamy „OK”: 1. Initial memory pool nadajemy wartość 200 2. Maximum memory pool nadajemy wartość 700.

Rysunek 2.9. Ustawienie pamięci

TT-Manager

Następnym krokiem procesu instalacji jest zainstalowanie aplikacji TT-Manager w Tomcacie. TT-Manager jest aplikacją dzięki której możemy zainstalować programy naszej firmy, jak również dokonywać aktualizacji.

Aby zainstalować tt-managera, należy skopiować plik "tt_manager.war", z nośnika instalacyjnego, do katalogu webapps, który znajduje się w katalogu instalacyjnym Tomcata i zrestartować/uruchomić Tomcata.

Kolejnym krokiem jest sprawdzenie ustawień w pliku konfiguracyjnym tt_manager'a, który znajduje się w lokalizacji: katalog instalacyjny tomcata/conf/tt_manager.xml. Musimy sprawdzić następujące ustawienia:

• <entry key="menadzer.host">http://localhost:8080</entry>

  - tutaj zwracamy uwagę na port, powinien być taki jak port http servera, który skonfigurowaliśmy przy instalacji tomcata.

• <entry key="menadzer.login">tomcat</entry>

  - musimy podać login, który skonfigurowaliśmy przy instalacji tomcata.

• <entry key="menadzer.haslo">tomcat</entry>

  - musimy podać hasło, które skonfigurowaliśmy przy instalacji tomcata. Po zmianie ustawień, zapisujemy plik i restartujemy tomcata.

Po wystartowaniu serwera Tomcat, otwieramy przeglądarkę i wpisujemy w adresie http://localhost:8080/tt_manager (proszę zwrócić uwagę na port, który może różnić się od wartości 8080 w zależności od wartości wpisanej podczas instalacji tomcata). Po uzupełnieniu adresu zostaniemy poproszeni o zalogowanie się, w tym celu należy podać login i hasło, które wpisaliśmy podczas instalacji tomcata.

Rysunek 2.10. TT-Manager - logowanie

Po zalogowaniu się, zostaniemy przeniesieni na listę aktualnie zainstalowanych aplikacji. Aby dodać nową aplikację (w tym przypadku świadczenia rodzinne) należy kliknąć na ikonkę plusika zaznaczoną na poniższym zrzucie ekranu.

Rysunek 2.11. TT-Manager - lista aplikacji

Aby zainstalować nową aplikację należy zaznaczyć ją na liście aplikacji, wybrać kanał (zalecamy kanał „stable”) oraz wcisnąć przycisk „Instaluj”. Prosimy o zapoznanie się z opisami dostępnymi na formularzu.

Rysunek 2.12. TT-Manager

Po kliknięciu przycisku „Instaluj” zostaniemy przeniesieni na listę aplikacji. Na formularzu pojawi się nowa tabela zatytułowana „Instalacje” oraz aplikacja którą wybraliśmy do zainstalowania w poprzednim kroku. Należy poczekać aż ściągną się wszystkie pliki aplikacji. Po pomyślnym ściągnięciu plików, uruchamiamy proces instalacji klikająć ikonkę zaznaczoną na poniższym zrzucie ekranu.

Rysunek 2.13. TT-Manager

Po przeprowadzeniu procesu instalacji, nowa aplikacja pojawi się na liście.

Opis instalacji i uruchomienia aplikacji przeznaczony jest dla użytkowników znających i mających doświadczenie z systemem Linux.

<user name="tomcat" password="tomcat" roles="manager-gui, manager-script">

export JAVA_OPTS="-Xms256m -Xmx768m"

Konfiguracja

Po zainstalowaniu programu, należy skonfigurować ścieżki dostępu do bazy danych oraz ścieżkę, w której program ma zapisywać wszyskie ustawienia, pliki eksportów itd. W tym celu, po zainstalowaniu programu, należy kliknąć przycisk "Konfiguruj", w liście aplikacji TT-Managera.

Rysunek 2.14. TT-Manager

W pliku konfiguracyjnym, należy zmienić ścieżki zapisu oraz dostępu do bazy danych:

• <entry key="db.url">jdbc:firebirdsql:localhost/3050:
  	    	C:/topteam/swiadczenia_baza/SW_RODZ.GDB?encoding=WIN1250</entry>

  - ścieżka pliku bazy danych

• <entry key="katalog.plikow">c:/topteam/swiadczenia_rodzinne/</entry>

  - ścieżka do zapisu plików

Domyślnym folderem do zapisu plików generowanych przez aplikację jest folder c:/topteam/swiadczenia_rodzinne. Folder ten musi zostać utworzony.

Po wpisaniu poprawnych ścieżek, należy zapisać ustawienia. Program jest gotowy do pracy.

Aby uruchomić aplikację należy w przeglądarce internetowej w pasku adresu wpisać: http://adres_ip_serwera:8080/swiadczenia_rodzinne

Z racji obsługi programu z poziomu przeglądarki internetowej instalacja na stacji roboczej sprowadza się do wpisania adresu serwera obsługującego program.

Adres w przeglądarce powinien być w formacie: http://adres_serwera:8080/swiadczenia_rodzinne

Informacje o adresie serwera w Państwa przypadku należy uzyskać od administratora. Przykładowy adres wywołania programu: http://192.168.1.100:8080/swiadczenia_rodzinne

Pojawi się "wyskakujące" okienko ze stroną logowania:

W celu ułatwienia dalszej pracy poprzez eliminację konieczności każdorazowego wpisywania adresu, zalecane jest dodanie powyższego adresu do Ulubionych w przeglądarce Ie, do Zakładek w przeglądarce Firefox i/lub utworzenie skrótu na pulpicie w formie podanej powyżej.

Dzięki modułowej budowie aplikacji istnieje możliwość jej obsługi w terenie i rozproszonej strukturze organizacyjnej (filie). W tym przypadku należy skontaktować się z administratorem w celu ustalenia routowalnego numeru IP odpowiadającego adresowi serwera w Państwa sieci. Przykład dla połączeń z serwerem aplikacji, posiadającym dwa interfejsy sieciowe: Serwer aplikacji znajduje się w ośrodku pomocy społecznej, jego konfiguracja sieciowa: 192.168.1.1 – adres IP z puli prywatnej na interfejsie od strony sieci LAN 234.42.23.1 – publiczny adres IP na interfejsie od strony sieci internet.

Użytkowanie programu może odbywać się na dwa sposoby:

Istnieje możliwość obsługi programu zarówno w sieci wewnętrznej ośrodka (bez połączenia z Internetem) jak również z końcówek rozproszonych w dowolnym miejscu w Internecie. Końcówką może być nie tylko komputer, ale również tablet czy dowolne inne urządzenie obsługujące przeglądanie stron WWW. Gdy zdecydujemy się na pracę na centralnym serwerze, zagwarantuje to nam przede wszystkim spójność danych, bezpieczeństwo, łatwość archiwizacji oraz łatwość aktualizacji. Aby w maksymalnie bezpieczny sposób mogła odbywać się praca w terenie (użytkownicy mobilni) lub w odległych oddziałach (telepraca) na zasobach firmowych należy zastosować bezpieczne połączenia VPN. Stosowana w sieciach VPN technologia szyfrowania zapewnia bezpieczeństwo przesyłanych danych w taki sposób, aby nie mogły one być przechwytywane przez osoby niepowołane.

Tezaurus jest aplikacją zawierającą dane słownikowe dotyczące np. adresów i kodów TERYT.

Aplikacja jest niezbędna w celu podpowiadania adresu podczas wprowadzania danych adresowych klientów oraz podmiotów gospodarczych.

Aplikację należy zainstalować analogicznie jak program Świadczenia Rodzinne. W tym celu, należy przejść do tt-managera i zalogować się. Następnie, należy kliknąć znaczek plusa znajdujący się nad listą aplikacji. Pojawi się lista dostępnych do zainstalowania aplikacji, i z niej należy wybrać program "Tezaurus".

Ostatnim krokiem jest zapis do pliku z konfiguracją programu Świadczenia rodzinne informacji o aplikacji Tezaurus. W tym celu, należy w tt-managerze na liście aplikacji, kliknąć ikonkę "Konfiguruj" znajdującą się w opcjach aplikacji Świadczenia rodzinne. Należy dodać wpis:

<entry key="tezaurus">/tezaurus</entry>

Program "Tezaurus" jest aktualizowany w przypadku zmiany słowników np. TERYT. W przypadku, gdy zostanie zamieszczona nowa wersja aplikacji, w tt-managerze aplikacja zostanie oznaczona kolorem czerwonym, oznaczająca informację o konieczności aktualizacji. W programie Świadczenia Rodzinne komunikat informujący o konieczności zaktualizowania aplikacji będzie wyświetlony na stronie logowania, analogicznie jak w przypadku dostępności aktualizacji głównej aplikacji.

Rysunek 2.15. Informacja o aktualizacji

Kryptograf jest aplikacją służącą do podpisywania wiadomości za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Aplikacja służy do podpisania wiadomości, które są wysyłane na Portal Informacyjno-Usługowy, bądź do innych jednostek terenowych za pośrednictwem usług Emp@tii. W przypadku, gdy ośrodek posiada już aplikację do podpisu elektronicznego, instalacja aplikacji kryptograf nie jest konieczna.

	Ważne
	W przypadku, gdy ośrodek korzysta z aplikacji udostępnionej przez producenta podpisu elektronicznego, proszę zweryfikować czy aplikacja ta ma możliwość podpisywania załączników w postaci plików.

W odróżnieniu od aplikacji Świadczeń rodzinnych, program "Kryptograf" musi być zainstalowany na lokalnym komputerze, do którego zostanie podłączone urządzenie z podpisem elektronicznym.

Wymagania programu:

Instalację javy i tomcata oraz tt-managera wykonujemy w sposób analogiczny jak w przypadku instalacji Świadczeń rodzinnych.

Po zainstalowaniu wymaganych komponentów, kryptografa należy zainstalować analogicznie jak program Świadczenia Rodzinne. W tym celu, należy przejść do tt-managera i zalogować się. Następnie, należy kliknąć znaczek plusa znajdujący się nad listą aplikacji. Pojawi się lista dostępnych do zainstalowania aplikacji, i z niej należy wybrać program "Kryptograf".

Po zainstalowaniu aplikacji, należy kliknąć na ikonkę "konfiguruj" znajdującą się obok zainstalowanego "kryptografa".

Domyślnie zostanie wyświetlony wpis:

<entry key="pkcs11.libraries">C:\Program Files (x86)\Unizeto\proCertum SmartSign\cryptoCertum3PKCS.dll</entry>

Wpis ten wskazuje na ścieżkę do pliku dll (biblioteki) dostarczanej przez producenta podpisu elektronicznego w oprogramowaniu służącym do podpisu (program Kryptograf jest jedynie pośrednikiem). Należy wskazać ścieżkę do pliku dll pamiętając o wskazaniu właściwej biblioteki zgodnie z architekturą systemu (32/64 bity).

Ostatnim krokiem jest zapis do pliku z konfiguracją programu Świadczenia rodzinne, informacji o aplikacji Kryptograf, oraz adresie pod którym ma zostać wywołany. W tym celu, należy w tt-managerze dostępnym na serwerze, na liście aplikacji kliknąć ikonkę "Konfiguruj" znajdującą się w opcjach aplikacji Świadczenia rodzinne. Należy dodać wpis:

<entry key="kryptograf">http://localhost:8088</entry>

Adres "localhost" powinien pozostać, gdyż jest to odwołanie do lokalnie zainstalowanego tomcata z aplikacją kryptograf. Proszę jedynie zwrócić uwagę na to czy port (np. jak tym przypadku 8088), jest właściwie podany.

Skróty klawiszowe do programu Mozilla Firefox:

	Ważne
	Przed wykonaniem aktualizacji programu, zalecane jest wykonanie kopii zapasowej (szczegółowy opis znajduje się w rozdziale "Praca z programem Świadczenia rodzinne")

Aby rozpocząć proces aktualizacji oprogramowania należy uruchomić aplikację TT- Manager. W tym celu uruchamiamy przeglądarkę internetową i w adresie wpisujemy: http://localhost:8080/tt_manager (adres może być inny w zależności od adresu komputera na którym jest zainstalowany tt_manager). Po wpisaniu adresu (jeżeli nie byliśmy już wcześniej zalogowani do TT-Manager'a), system poprosi nas o podanie loginu i hasła (które konfigurowaliśmy podczas instalacji aplikacji TT-Manager).

Po pomyślnym zalogowaniu do aplikacji zostaniemy przekierowani na listę zainstalowanych aplikacji, na której czerwonym kolorem będą zaznaczone aplikacje dla których należy przeprowadzić aktualizację. Aby rozpocząć proces aktualizacji, należy przycisnąć ikonkę zaznaczoną na poniższym zrzucie ekranu.

Rysunek 2.16. TT-Manager - aktualizacja

Po wciśnięciu przycisku, pod listą aplikacji pojawi się tabela "Transfery", w której będzie widoczny stan pobierania plików aplikacji.

Kiedy wszystkie pliki zostaną pobrane, tabelka „Transfery” zniknie, na liście natomiast pojawi się nowa ikonka widoczna na obrazku poniżej, po kliknięciu w którą nowa wersja programu zostanie zainstalowana na naszym komputerze.

Rysunek 2.17. TT-Manager - aktualizacja

W przypadku, gdy wystąpią potrzeby zmiany w strukturze bazy danych, czynności te wykona program w momencie pierwszego uruchomienia (zalogowania się użytkownika) programu po aktualizacji.

gfix 127.0.0.1/3050:c:/topteam/swiadczenia_baza/SW_RODZ.GDB -validate -full -user SYSDBA -password masterkey

gfix 127.0.0.1/3050:c:/topteam/swiadczenia_baza/SW_RODZ.GDB -mend -full -ignore -user SYSDBA -password masterkey 

gbak 127.0.0.1/3050:c:/topteam/swiadczenia_baza/SW_RODZ.GDB c:/topteam/swiadczenia_baza/kopia_sr.fbk -backup_database -verify -garbage_collect -user SYSDBA -password masterkey 

gbak c:/topteam/swiadczenia_baza/kopia_sr.fbk 127.0.0.1/3050:c:/topteam/swiadczenia_baza/SW_RODZ.GDB -create_database -FIX_FSS_METADATA WIN1250 -verify -user SYSDBA -password masterkey 

W przypadku, gdy podczas wprowadzania danych do programu, nie wszystkie wymagane dane zostaną uzupełnione, program w momencie próby zapisu wyświetli odpowiedni komunikat na ekranie.

Rysunek 3.1. Edycja danych - komunikat o błędzie

W takim przypadku należy uzupełnić podaną informację. Dopiero wówczas możemy poprawnie zapisać dane.

Analogiczne komunikaty będą się pojawiać we wszystkich formatkach wprowadzania danych. Jeśli informacja jest wymagana do uzupełnienia podczas rejestracji danych, wówczas jest ona widoczna w pomarańczowej ramce. Nieuzupełnienie tej informacji będzie skutkowało wystąpieniem powyższej informacji na ekranie o konieczności uzupełnienia danych.

Analogiczne komunikaty mogą się pojawić np. podczas wprowadzania nieprawidłowej daty w programie, jak również podczas wprowadzania innych danych specyficznych dla typu rejestrowanej informacji.

Rysunek 3.2. Edycja danych - komunikat o niepoprawnej dacie

Podczas pracy w programie program wyświetla również informacje, które mogą mieć wpływ na przyznanie świadczeń. Przykładowo, podczas rejestracji wniosku program weryfikuje, czy osoba nienależnie pobierała świadczenia. W takim przypadku informacja o tym fakcie również zostanie wyświetlona na ekranie.

Rysunek 3.3. Komunikat o nienależnie pobieranych świadczeniach

Podczas wprowadzania danych mogą również wystąpić błędy dotyczące poprawności danych - np. numeru PESEL.

Rysunek 3.4. Informacja o błędnym numerze PESEL

Uwaga z żółtym znakiem wykrzyknika jest informacją - np. o tym, że osoba w trakcie okresu zasiłkowego utraci uprawnienia do świadczenia.

Rysunek 3.5. Informacja

Uwaga z czerwonym wykrzyknikiem „!” oznacza nie spełnienie kryteriów (występuje przy przyznawaniu świadczeń).

Rysunek 3.6. Błąd

Po uruchomieniu programu pojawi się okienko logowania. Przy pierwszym wejściu do systemu należy zalogować się jako użytkownik start. Początkowe hasło jest identyczne jak login czyli: start. Aby wejść do programu należy podać identyfikator i hasło, i zatwierdzić przyciskiem Zaloguj. Ustawienie kursora w odpowiednim polu - za pomocą myszki lub klawisza Tab. Skok do następnego pola: klawisz Tab. Skok do poprzedniego pola: Shift+Tab.

Aby otworzyć dokumentację programu, należy z menu Pomoc wybrać opcję "Pomoc". Oprócz tego w wielu miejscach programu w prawym górnym rogu ekranu znajduje się ikonka ze znakiem zapytania. Kliknięcie na niej spowoduje otwarcie dokumentacji na rozdziale który odpowiada wykonywanej czynności w programie.

Jest to kolejna opcja w Menu -> System. Są trzy rodzaje słowników:

Poniżej opisano przykładową operację dopisania nazwy banku w słowniku lokalnym.

Wejście do słowników lokalnych przez menu System -> Lista słowników -> Słowniki lokalne. UWAGA ! Ważne jest ustalenie przez użytkownika zawartości dwóch słowników:

Aby wypełnić dane ośrodka należy wybrać opcję "Edytuj dane użytkownika" z menu System -> Dane użytkownika. Zostaniemy przeniesieni do formatki, danych Użytkownika. Widok poniżej.

Rysunek 4.1. Edycja danych ośrodka - dane ogólne

Uzupełniamy dane użytkownika, wpisując adres, wybierając Bank, (uprzednio dodany do słowników), wpisując Nr konta, z którego będziemy dokonywać płatności. Pieczątka podzielona na 3 linie, służy do wpisania danych z pieczątki użytkownika, aby później korzystając ze zmiennych systemowych móc ich użyć w formie w jakiej zostały wpisane. Pole Upust na poczcie służy do uzupełnienia, aby tworząc listę na przekaz pocztowy i wyliczając automatycznie porto, uwzględnić posiadany upust. W przypadku braku pouczenia we wzorcach decyzji, uzupełnione pouczenie będzie drukowane jako domyślne w decyzjach. Pozostała część parametrów, występuje celem spersonalizowania aplikacji, gdzie każda instytucja może dokonać własnego wyboru. W polach dotyczących numeracji dokumentów, możemy zastosować zmienną $auto, która zastąpi nam kolejny numer, nadany automatycznie po zapisaniu dokumentu. Opcje w danych użytkownika zostały podzielone na odpowiednie zakładki:

Rysunek 4.2. Edycja danych ośrodka - zakładka wnioski

W tej zakładce ustawiamy opcje dotyczące wniosków.

Rysunek 4.3. Edycja danych ośrodka - zakładka decyzje

W tej zakładce ustawiamy opcje dotyczące decyzji.

Rysunek 4.4. Edycja danych ośrodka - zakładka listy wypłat

W tej zakładce ustawiamy opcje dotyczące list wypłat. Możemy tutaj zdefiniować na przykład czy na poszczególnych wydrukach list wypłat mają być drukowane elementy typu pieczątka, podsumowanie. Możemy również zdefiniować sposób wyliczania opłaty pocztowej za przekazy. Do tego mamy 2 algorytmy wyliczenia opłaty. Algorytm 1: kwota stała + (kwota przekazu * procent). Algorytm 2: kwota przekazu * procent. Jeśli wyliczona kwota jest większa niż przyjęta stała kwota, system jako kwotę opłaty pocztowej poda stałą kwotę. Kwotę stałą i procent musimy zdefiniować w parametrach obliczeniowych (w menu system). Szczegółowe informacje dotyczące rejestracji parametrów obliczeniowych znajdują się w dokumentacji w dziale "Praca z programem świadczenia rodzinne - Parametry obliczeniowe".

Po uzupełnieniu danych, klikamy w Zapisz. Zostaniemy przeniesieni do strony głównej programu. W przypadku nie wypełnienia obowiązkowych informacji, zostaniemy poinformowani o błędzie.

Po pierwszym uruchomieniu programu uzupełnij dane użytkownika (właściwego urzędu administracji publicznej). System -> Dane Użytkownika -> Wybierz lokalizację.

Należy wybrać lokalizację (miejscowość) użytkownika, rozwijając kolejno (kliknięcie na +) województwo, podregion, powiat.

Po dokonaniu wyboru miejscowości trzeba potwierdzić wybór poprzez kliknięcie na Zapisz.

Wyjście programu następuje poprzez skorzystanie z linku Wyloguj oraz zamknięcie przeglądarki.

Wchodząc do tej opcji systemu użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła do programu. Aby to uczynić, należy podać dotychczasowe hasło oraz podać nowe. Hasło użytkownik powinien zmieniać co 30 dni. Opcja ta jest dostępna dla wszystkich użytkowników programu.

Rysunek 4.12. Zmiana hasła

W menu ustawień mamy następujące opcje:

Autonumeracja

Jeśli chcemy aby program sam numerował kolejne wnioski, decyzje, należy wejść w menu System -> Autonumeracja.

Rysunek 4.17. Autonumeracja

Automatyczne numerowanie decyzji, wniosków możemy ustawić wg danego typu decyzji/wniosku, wybierając określony typ obiektu. Możemy uzyskać inny numer decyzji np. dla decyzji na zasiłek rodzinny z dodatkami, a inny numer na decyzje w sprawie zasiłków pielęgnacyjnych.

Pierwszym krokiem jest wybranie typu obiektu dla jakiego ma być zastosowana autonumeracja (np. Wniosek na zasiłek rodzinny). Następnie w pole "Schemat" wpisujemy szablon numeru decyzji/wniosku. Ostatnią informacją do uzupełnienia jest aktualny numer ostatnio utworzonej decyzji/wniosku. Aktywujemy system autonumeracji dla wybranego typu obiektu (wniosek/decyzja), zaznaczając pole "czy aktywna" i zapisujemy dane. W przypadku gdy chcemy numerować wnioski lub decyzje bez rozbicia na typ wniosku/decyzji, wówczas wybieramy typ obiektu "Wszystkie wnioski niezależnie od typu" lub "Wszystkie decyzje niezależnie od typu".

UWAGA ! - Jeśli ustawimy numerowanie niezależnie od typu wniosku/decyzji, a oprócz tego zostanie ustawiona autonumeracja dla określonego typu wniosku/decyzji (przykładowo: Wniosek na zasiłek rodzinny), program w takim przypadku będzie numerował wnioski/decyzje wg wybranego typu (np. na zasiłek rodzinny wg wybranej opcji "Wniosek na zasiłek rodzinny"), zamiast "Wnioski niezależnie od typu".

Przykładowy szablon numeru decyzji - jeśli wpiszemy jako szablon numer: GOPS-8122/$auto/$rok, to możemy uzyskać numer decyzji: GOPS-8122/1/2011.

Parametry obliczeniowe

Parametry obliczeniowe służą do zdefiniowania wartości parametrów, które służą w programie do różnego typu wyliczeń. Dostępne mamy następujące:

• Dochód z 1 ha przeliczeniowego
• Wysokość opłaty pocztowej
• Procent odsetek ustawowych
• Koszty upomnienia
• Procent składki zdrowotnej
• Kryterium dochodowe

Aby wyświetlić listę zarejestrowanych parametrów systemowych, wchodzimy do menu System -> Parametry obliczeniowe.

Rysunek 4.18. Lista parametrów

W przypadku, gdy np. zostanie opublikowana kwota dochodu z hektara przeliczeniowego, dodajemy nowy parametr. Aby dodać nowy parametr, wybieramy przycisk "Dodaj".

Rysunek 4.19. Dodawanie parametru

Wybieramy typ parametru i w zależności od typu, wskazujemy rok za który dany parametr obowiązuje (np. dochód z hektara) lub wskazujemy okres obowiązywania. W przypadku definiowania opłaty pocztowej - jako wartość parametru podajemy kwotę stałą (np. 5,20), natomiast druga wartość parametru to procent. Przykładowo jeśli chcemy, żeby kwota przekazu była wyliczana w następujący sposób: 5,20 + (kwota przekazu * 1 %) , wówczas jako wartość 1 parametru obliczeniowego należy wpisać 5,20 a jako drugą wartość: 1. Dodatkowo podajemy daty (ważność od - ważność do) - jako okres za który podane wyliczenie opłaty pocztowej obowiązuje. W przypadku zmiany wartości np. kwoty stałej należy zarejestrować nowy parametr za nowy okres. Uzupełniamy dane i wybieramy "Zapisz".

Kopia zapasowa bazy danych

Uruchomienie tej opcji, przekieruje nas do formatki informującej o konieczności wykonania bazy danych. Przed uruchomieniem tej funkcji należy się bezwzględnie upewnić, czy w programie nie pracuje żaden użytkownik. W przeciwnym wypadku kopia zapasowa może nie wykonać się poprawnie.

Po uruchomieniu tej funkcji, program wykona kopię zapasową w folderze backup w lokalizacji, w jakiej jest umieszczona baza danych.

Backup bazy danych możemy również wykonać spoza programu. W tym celu należy skopiować w miejsce docelowe plik "SW_RODZ.GDB", znajdujący się w folderze z bazą danych. Należy jednak w takim przypadku zatrzymać serwer tomcat przed kopiowaniem pliku bazy danych.

	Ważne
	Zalecamy umieszczenie kopii na zewnętrznym nośniku (płyta CD/DVD, zewnętrzny twardy dysk).

W tym miejscu w programie będą umieszczane różne funkcje służące np. do uzupełnienia danych w systemie.

Aby wyświetlić listę podmiotów gospodarczych (w tym szkół), należy wejść w menu System->Podmioty gospodarcze. Pojawi się wówczas lista zarejestrowanych podmiotów.

Rysunek 4.22. Lista podmiotów gospodarczych

W celu dodania nowego, należy wybrać Dodaj podmiot. Ukaże się wówczas ekran widoczny poniżej:

Rysunek 4.23. Dane podmiotu gospodarczego

Wypełniamy tutaj wymagane dane. W przypadku szkoły, należy wybrać Typ podmiotu: szkoła. Pojawi się wówczas dodatkowa informacja o typie szkoły, którą należy uzupełnić. Po uzupełnieniu danych należy kliknąć Zapisz. Program wówczas powróci do listy podmiotów gospodarczych.

Rejestracja podmiotu jest niezbędna również w przypadku takim, gdy osoba przebywa w domu pomocy społecznej i część świadczenia jest przekazywana na ten podmiot jako "obciążenie świadczenia". Wówczas DPS należy zarejestrować jako podmiot gospodarczy.

System posiada możliwość wykonania zapytania sql na bazie danych. Może to być potrzebne w celu uzyskania danych, których nie ma w standardowych raportach w programie.

Oczywiście nie ma możliwości dokonywania zmian w bazie danych, usuwania rekordów. Dostępne jest tylko polecenie typu "SELECT" w celu pobrania danych.

Dodatkowo, istnieje możliwość zapisania wykonywanego zapytania. W tym celu, należy wpisać zapytanie sql do okienka tekstowego przeznaczonego do wykonywania zapytań sql, i następnie w okienku po prawej stronie wpisać dowolną nazwę zapytania i kliknąć na "Zapisz zapytanie". Zapisane zapytanie sql pojawi się w zdefiniowanych zapytaniach.

Wyniki wykonanego zapytania sql, możemy również otrzymać w postaci pliku Excela. Aby to uczynić, po wpisaniu zapytania należy wybrać przycisk "Wykonaj zapytanie (wyniki do pliku excela)".

Podczas pracy system rejestruje działania użytkowników. Wszelkie działania typu tworzenie, modyfikowanie, usuwanie są rejestrowane zgodnie z KPA. Aby przejrzeć dziennik działań użytkowników, należy wejść do menu System -> Działania użytkowników.

Rysunek 4.24. Wybór opcji dziennika

Na ekranie pojawi się formatka wyboru opcji wydruku dziennika. Dane z dziennika możemy wyświetlić według:

Po wybraniu opcji, podajemy okres za jaki ma być sporządzony raport i wybieramy "Wyszukaj". Program pokaże na ekranie listę działań użytkowników wg wybranych kryteriów.

Podczas pracy, w głównym menu może pojawić się ikonka ze znakiem wykrzyknika. Oznacza to, iż pracownik otrzymał z systemu powiadomienie. Po najechaniu myszką na ikonkę, rozwinie się lista i pojawią się informacje dla użytkownika. Przykładowym powiadomieniem może być informacja o odebraniu wyniku z usługi ZUS w Emp@tii.

Rysunek 4.25. Przykładowe powiadomienie

Aby zlikwidować powiadomienie o odebranym wyniku usługi ZUS, należy przejść do historii wywołania usług i odczytać dane jakie zostały do systemu przekazane z ZUS.

Powiadomienie może zostać zaznaczone jako przeczytane, przez przejście do menu powiadomień, i wybranie opcji "Pokaż wszystkie powiadomienia". Po ukazaniu się listy wszystkich powiadomień dla użytkownika, przy wybranym należy kliknąć "Oznacz jako przeczytane".

Aby wyświetlić listę klientów w programie, należy wybrać opcję "Lista klientów" z menu "Klienci". Jako "Klienta" należy rozumieć osobę, która może złożyć wniosek o przyznanie świadczeń rodzinnych.

Po wybraniu tej opcji pojawi nam się lista osób. Na dole ekranu mamy dostępne opcje stronicowania (przejście do następnej/poprzedniej strony). Obok każdej osoby są dostępne opcje edycji lub usunięcia. Wybranie opcji edycji spowoduje przejście do ekranu opcji u klienta (patrz rozdział Kartoteka klienta).

Za pomocą przycisku usuń można klienta usunąć z programu, jednak tylko pod warunkiem że nie są z nim powiązane żadne dane - np. wnioski, decyzje, pisma.

Listę klientów możemy ograniczyć wg wybranych kryteriów (patrz rozdział Wyszukiwanie klientów).

Dodanie nowego klienta zostało opisane w następnym rozdziale (Rejestracja nowego klienta).

Aby zarejestrować nowego Klienta, należy wybrać w menu Klienci opcję "Lista klientów".

Rysunek 5.1. Lista klientów

Następnie należy wybrać opcję "Dodaj klienta" (zaznaczono na rysunku strzałką). Pojawi się okno wprowadzania danych osoby ubiegającej się o przyznanie zasiłku.

Rysunek 5.2. Dodawanie klienta - krok 1

Należy wypełnić dane klienta. Pola oznaczone kolorem są obowiązkowe do wypełnienia. Po wprowadzeniu numeru PESEL program sprawdzi jego poprawność i w przypadku wprowadzenia błędnego numeru, poinformuje o błędzie. Program również zasygnalizuje odpowiednim komunikatem w przypadku, gdy w programie została wcześniej zarejestrowana osoba o takim samym numerze PESEL. W przypadku, gdy klient będzie miał przekazywane wypłaty świadczeń na konto osobiste, należy wybrać bank, w jakim posiada rachunek i wypełnić numer konta. W przypadku, gdy jakaś inna osoba w programie posiada wprowadzany przez nas numer konta, program poinformuje o tej sytuacji.

Dane adresowe są podpowiadane w oparciu o słownik TERYT.

Rysunek 5.3. Dodawanie klienta - podpowiadanie adresu

Aby adres podpowiedział się ze słownika, musi zostać zainstalowana aplikacja "Tezaurus". Instrukcja instalacji znajduje się w rozdziale "Instalacja i aktualizacja programu->Instalacja aplikacji Tezaurus".

Po wypełnieniu wstępnej rejestracji klienta należy kliknąć przycisk "Dalej". Pojawi się kolejna strona, na której należy wpisać pozostałych członków rodziny (np. dzieci oraz drugi rodzic).

Rysunek 5.4. Dodawanie klienta - krok 2

Data urodzenia jest wypełniana automatycznie z numeru PESEL (po przejściu klawiszem Tab z pola PESEL na pole Data urodzenia). Data urodzenia wypełniania jest w formacie rok-miesiąc-dzień. Przy wprowadzaniu kolejnych członków rodziny program wstępnie wypełnia nazwisko, które można zmienić. Kolejnym polem, które należy wypełnić jest pokrewieństwo względem głównego klienta. Po kliknięciu "Zapisz" pojawi się kartoteka klienta. Osoba ta jest już zapisana w bazie danych. Ekran ten pojawia się również przy wejściu do kartoteki klienta wcześniej zarejestrowanego. Dostępne akcje w kartotece są widoczne po lewej stronie ekranu.

Po wprowadzeniu dużej ilości klientów wyszukiwanie może okazać się bardzo pomocne. Aby przejść do wyszukiwania należy wejść w menu Klienci -> Lista klientów.

Rysunek 5.5. Lista klientów

Przy wyszukiwaniu jest kilka dostępnych opcji. Wyszukiwać klientów można po nazwisku, imieniu lub miejscowości/ulicy (okno po prawej stronie ekranu z tytułem Wyszukaj klientów wg). Wypełniając te pola nie trzeba koniecznie wpisywać pełnego nazwiska, imienia lub miejscowości/ulicy. Można np. wpisać pierwszą literę nazwiska i pojawią się wówczas osoby, których nazwisko zaczyna się na wybraną literę. Analogicznie odbywa się to przy wyszukiwaniu po imieniu lub miejscowości/ulicy. Dostępne jest też wyszukiwanie po dacie urodzenia klientów. Należy zwrócić uwagę, że korzystając z tego wyszukiwania, trzeba podać dwie pełne daty Data od i Data do. Daty podaje się w formacie Rok-Miesiąc-Dzień. Przy podaniu tylko jednej daty program nie wyszuka osób wg zadanego kryterium. Do wyszukiwania można użyć dowolnego kryterium, możne je również łączyć, np. zadać wyszukanie po nazwisku i jednocześnie po dacie urodzenia. Aby zatwierdzić kryterium wyszukania należy kliknąć na Wyszukaj. W widoku Lista klientów można jeszcze korzystać z sortowania wg Nazwiska, Daty urodzenia, Miejscowości, numeru PESEL lub Id. Po wejściu w menu Klienci -> Lista klientów program sortuje klientów wg kolejności alfabetycznej. Do sortowania służy przycisk Przycisk sortowania, który jest widoczny w nagłówku tabeli przy poszczególnych opisach kolumn. Aby przejść na kolejną stronę z pozostałymi klientami, należy u dołu ekranu – pod tabelą klientów – kliknąć na kolejny numer strony.

Istnieje możliwość zapamiętania wybranego filtru wyszukania. W celu zapamiętania wyszukanych danych, należy po wybraniu opcji wyszukania, wybrać opcję "Czy pamiętać kryteria" i następnie wybrać "Wyszukaj". Program zapamięta wybrany filtr i przy następnym wejściu do menu wyszukiwania klientów, wyświetli dane wg wybranego filtru. W celu usunięcia filtru i wyświetlenia wszystkich klientów, należy wybrać opcję "Usuń filtr".

Rysunek 5.6. Kartoteka klienta

W kartotece klienta mamy widoczne dane wybranej osoby oraz mamy dostępne opcje:

Każda z opcji została opisana w dokumentacji.

Edycja danych klienta jest dostępna w jego kartotece. Wejście do kartoteki klienta następuje po kliknięciu na wierszu z jego nazwiskiem w liście klientów. W poprzednim punkcie opisano wyszukiwanie klienta.

Po wejściu do kartoteki klienta należy wybrać Edycję danych klienta z menu dostępnego po lewej stronie ekranu.

Rysunek 5.7. Edycja danych klienta

Edycja danych klienta służy do zmiany danych identyfikacyjnych klienta, zmiany adresu bądź do zmiany numeru rachunku bankowego itp. Po dokonaniu poprawek w danych klienta klikamy "Zapisz". Dane zostaną zaktualizowane i pojawi się ekran kartoteki klienta. W edycji danych klienta mamy również opcję "Udostępnienie danych". Opcja ta służy do zarejestrowania informacji komu i w jakim celu udostępnione zostały dane klienta.

Rysunek 5.8. Lista członków rodziny

Dostępne opcje:

Dodanie nowego członka do rodziny (np. urodziło się dziecko) dostępne jest w kartotece klienta pod przyciskiem Członkowie rodziny.

Jeśli trzeba poprawić dane u wprowadzonego wcześniej członka rodziny, należy wybrać daną osobę. Otworzy się identyczny formularz jak w przypadku dodawania nowego członka do rodziny. Członka rodziny można również usunąć klikając na Usuń, o ile osoba nie ma powiązanych ze sobą elementów, np. nie jest wskazana w decyzji jako świadczeniobiorca lub występuje we wniosku.

Rysunek 5.9. Edycja członka rodziny

Jeżeli dodajemy nowego członka rodziny, trzeba wprowadzić jego dane (imię, nazwisko i data urodzenia są obowiązkowymi informacjami). Możemy również podać ilość hektarów przeliczeniowych (w przypadku posiadania), aby można było automatycznie wyliczyć dochód osoby. W przypadku zmiany danych należy uzupełnić brakujące dane lub poprawić nieprawidłowe dane. Jeżeli zachodzi potrzeba, aby nie liczyć osoby do składu rodziny musimy ustawić jej odpowiedni status: (umarł(a), opuścił rodzinę, stał się klientem). Aby zmiany zostały zachowane, klikamy przycisk "Zapisz".

Opcja ta dotyczy następującej sytuacji: jest już zarejestrowany klient z tej rodziny (np. matka). Następnie wniosek składa inny członek tej samej rodziny (np. ojciec) i jednocześnie staje się klientem. Wchodzimy więc do kartoteki klienta (w tym przypadku matka), przechodzimy do zakładki "Członkowie rodziny", klikamy na "Dodaj klienta do rodziny". Wówczas otworzy się formularz, który trzeba wypełnić danymi osoby dodawanej.

Uzupełniamy dane podobnie jak przy dodawaniu nowego klienta. Przy dodawaniu nowego klienta do istniejącej rodziny program również sprawdza czy nie ma w programie wcześniej zarejestrowanej osoby z podanym numerem PESEL lub takim samym numerem konta bankowego. W przypadku gdy zaistnieje taka sytuacja, zostaniemy o tym poinformowani odpowiednim komunikatem. Aby zmiany zostały zachowane klikamy na "Zapisz". Program wówczas powróci do listy członków rodziny.

W programie istnieje możliwość łączenia rozdzielonych "sztucznie" rodzin. Za rozdzielone sztucznie uważa się tu rodziny, w których osoby mieszkające pod tym samym adresem i prowadzące to samo gospodarstwo domowe, zostały rozdzielone ze względu na to, iż do różnych typów wniosków wymagane były różne składy rodziny. Miało to miejsce np. wtedy gdy klient składał wniosek sam na siebie, a kiedy indziej znów na kogoś z rodziny. Obecnie w trakcie dodawania wniosku istnieje możliwość wybrania ze składu rodziny tych osób, które mają być w danym wniosku uwzględnione, a które nie. Nie ma już potrzeby rozdzielania rodzin. Nie ma również potrzeby przekształcania klienta w członka rodziny. Obecnie wszyscy klienci w składzie rodziny, którzy nie są w danym wniosku osobami ubiegającymi się - traktowani są jako zwykli członkowie rodziny.

Aby połączyć rodziny należy:

Zarządzanie adresami jest to funkcja działająca analogicznie do opisanej powyżej - a służącej do przekształceń dokonywanych na składach rodzin. W tym przypadku jednak nie wyszukujemy rodziny po danych klienta, ale danych adresowych.

Po wejściu w konkretny adres z listy mamy do dyspozycji dwie opcje: zmianę danych adresowych oraz zmianę składu rodziny zamieszkującej pod danym adresem.

Rysunek 5.13. Zarządzanie adresem - opcje

Opcja łączenia rodzin działa analogicznie w odniesieniu do tej samej opcji dostępnej w formularzu członków rodziny w opcjach klienta.

Rysunek 5.14. Zarządzanie adresem - łączenie rodzin

Po wejściu w listę członków rodziny w dolnym okienku zostanie wyświetlona tabelka z historią składu bieżącej rodziny. Wyświetlone są w niej informacje o okresie przynależności każdej z osób w danej rodzinie.

Mamy tu dostępne informacje od kiedy do kiedy osoba jest w rodzinie lub kiedy została z niej przeniesiona. W przypadku przeniesienia osoby do innej rodziny mamy możliwość przywrócenia tej operacji przez kliknięcie opcji "przywracanie osoby do rodziny".

Opcja ta dotyczy wyszukiwania osób, dłużników, decyzji, wniosków, należności wedle zadanych kryteriów. Aby dostać się do opcji wyszukiwania należy wejść w menu Klienci -> Wyszukiwanie. Po kliknięciu otworzy się nam formatka, na której dostępnych jest mnóstwo opcji, dotyczących wyszukiwania.

Poniżej znajduje się lista poszczególnych raportów:

Rysunek 6.2. Wybór rodzaju wniosku

Wybieramy rodzaj wniosku: Wniosek o zasiłek rodzinny lub dodatek. Następnie zaznaczamy osoby, które są w składzie rodziny we wniosku. Dodatkowo w razie potrzeby zmieniamy okres zasiłkowy.

W przypadku, gdy wniosek składa opiekun prawny, wybieramy "klient jako - opiekun prawny". Wówczas lista członków rodziny zmieni się w listę podopiecznych. Jeśli wystąpi przypadek, że osoba na którą wnioskowane jest świadczenie jest pełnoletnia i chce pobierać świadczenia na swoje konto, wówczas dodajemy ją jako "odbiorcę świadczenia". Klikamy "Dalej" i przechodzimy do następnego kroku.

Rysunek 6.3. Dodawanie wniosku na zasiłek rodzinny - krok 1

Po wybraniu wniosku o przyznanie zasiłku rodzinnego wyświetlą się członkowie rodziny. Z listy członków rodziny wybierz osoby na które wnioskowana jest pomoc (zaznaczenie w kolumnie "Czy przyznać zasiłek lub dodatek". Po wybraniu osób do zasiłku rodzinnego pojawią się informacje do uzupełnienia - sytuacje dla których zasiłek rodzinny przysługuje lub nie. Oprócz tego pojawi się informacja o wyborze szkoły do której dziecko uczęszcza. W przypadku gdy osoba skończyła 18 lat i nadal się uczy, proszę zaznaczyć przy tej osobie opcję "Czy osoba ucząca się". Po wybraniu osób i uzupełnieniu danych klikamy "Dalej".

Rysunek 6.4. Dodawanie wniosku na zasiłek rodzinny - krok 2

Jeżeli osoba korzysta z urlopu wychowawczego, proszę wpisać datę od kiedy i datę do kiedy, osoba przebywa na urlopie, gdy informacja nie dotyczy pozostawiamy pole niewypełnione. Jeżeli osoba posiada orzeczenie o niepełnosprawności proszę wpisać datę od kiedy i datę końca, na który jest ono przyznane oraz podać rodzaj niepełnosprawności. Nie uzupełnienie dat oznacza brak powyższych informacji, czyli informacja o niepełnosprawności nie dotyczy danej osoby. Jeżeli grupa orzeczenia wydana jest bezterminowo data do zostaje pusta. Po uzupełnieniu danych wciskamy "Następny krok".

Rysunek 6.5. Dodawanie wniosku na zasiłek rodzinny - krok 3

Następnie trzeba wybrać dodatki do zasiłku rodzinnego dla każdego członka rodzinny oddzielnie. Jeśli dodatki przysługują również w przyszłym roku szkolnym (klient złożył odpowiednie oświadczenie we wniosku), wówczas możemy je zaznaczyć na liście w sekcji "---Następny rok szkolny ---". Po wybraniu dodatków klikamy "Następny krok".

Rysunek 6.6. Dodawanie wniosku na zasiłek rodzinny - krok 4

Kolejnym krokiem przy wypełnianiu wniosku jest uzupełnienie informacji o dochodach. Wprowadzając kwoty należy zwrócić uwagę na to, iż kwoty są wpisywane bez przecinka (przykładowo - aby wpisać kwotę 125,60 należy wprowadzić wartość 12560). Jeśli klient posiada inne dochody nie podlegające opodatkowaniu, obok pola z kwotą należy wcisnąć znaczek plusa. Wówczas informacje o źródle dochodu pojawią się na ekranie do uzupełnienia. Jeśli klient posiada więcej niż jedno źródło takiego dochodu, należy wprowadzić wszystkie źródła korzystając ze znaczku plusa. W przypadku, gdy klient uzyskał lub utracił prawo do dochodu, to oprócz kwoty należy z listy wybrać powód uzyskania lub utraty dochodu oraz podać rok. W przypadku, gdy członek rodziny posiada dochód z hektara przeliczeniowego, ilość hektarów należy podać w edycji jego danych. Jeśli w parametrach systemowych (patrz rozdział Praca z systemem Świadczenia rodzinne) zostanie podana kwota za 1 ha przeliczeniowy, wówczas program automatycznie wyliczy kwotę dochodu z tego źródła. Jeśli chcemy przeliczyć dochód dla rodziny, możemy wcisnąć przycisk "przelicz". Wówczas program poda dochód miesięczny na osobę. W przypadku przekroczenia kryterium dochodowego, kwota ta zostanie podświetlona czerwonym kolorem. Po wypełnieniu informacji o dochodach klikamy "Następny krok".

Rysunek 6.7. Dodawanie wniosku na zasiłek rodzinny - krok 5

Ostatni krok przy rejestracji wniosku to informacje o dokumentach dołączonych do wniosku. Dokumenty zostały podzielone tematycznie w grupach. Aby wyświetlić dokumenty danej grupy należy wcisnąć znaczek plusika. Po wybraniu dokumentów dołączonych do wniosku, możemy sprawdzić ich kompletność. Po kliknięciu w przycisk "sprawdź" program zweryfikuje czy wszystkie wymagane dokumenty zostały załączone. W przeciwnym wypadku wyświetli informację o braku konkretnego dokumentu. Jeśli wniosek zostanie zapisany bez uzupełnienia dokumentów, wówczas wniosek otrzyma status "wniosek złożony-bez wymaganych dokumentów". Na podstawie takiego wniosku NIE można wydać decyzji. Po wypełnieniu powyższych informacji klikamy "Zapisz wniosek". Zostaniemy przeniesieni do listy wniosków, gdzie będzie widoczny wprowadzony wniosek.

Rysunek 6.8. Dodawanie wniosku na zasiłek rodzinny - krok 6

Po zapisaniu pojawi się okno z listą wniosków. Aby powrócić do pierwszej strony kartoteki klienta klikamy na "Powrót do danych klienta". Możemy z listy wniosków również przejść do listy decyzji klienta. W kolumnie "Operacja" dostępna jest opcja "usuń" – do usunięcia całego zarejestrowanego wniosku (jeżeli nie jest wydana decyzja dotycząca danego wniosku) oraz "Drukuj dochody" – do wydruku dochodów członków rodziny wykazanych we wniosku. Oprócz tego zarejestrowany wniosek możemy wydrukować klikająć w ikonkę "Wydruk formularza wniosku". Po wejściu w edycję wniosku pojawią się informacje w nim zawarte. Część informacji można zmienić lub uzupełnić niewypełnione pola. W przypadku pominięcia jakiegokolwiek dodatku lub zaznaczenia nieodpowiednich dodatków należy przejść do zakładki "Wnioskowane świadczenia". W zakładce tej jest informacja o dodatkach do zasiłku rodzinnego oraz osobach, na które dodatki są wnioskowane.

W przypadku rejestracji wniosku o przyznanie zasiłku pielęgnacyjnego należy postępować podobnie jak przy rejestracji wniosku o zasiłek rodzinny z dodatkami. Należy z kartoteki klienta wejść we wnioski. Następnie trzeba kliknąć na Dodaj wniosek i wybrać rodzaj wniosku Wniosek o zasiłek pielęgnacyjny. Wybierając rodzaj wniosku należy zwrócić uwagę, aby wybrana pozycja była właściwa dla danego okresu zasiłkowego. Po wybraniu klikamy przycisk "Dalej". Pojawi się ekran z listą członków rodziny, gdzie jako pierwsza będzie widoczna osoba, która złożyła wniosek.

Rysunek 6.9. Dodawanie wniosku na zasiłek pielęgnacyjny - krok 1

Tu należy wprowadzić numer wniosku, datę oraz podać czy dany wniosek ma zostać przyznany z powodu ukończenia 75 roku życia, czy z tytułu niepełnosprawności. Następnie z listy członków rodziny należy wybrać osobę, której dotyczy zasiłek pielęgnacyjny. Wyboru dokonujemy przez zaznaczenie w polu "Czy przyznać świadczenie". Po wybraniu osoby klikamy "Następny krok".

Rysunek 6.10. Dodawanie wniosku na zasiłek pielęgnacyjny - krok 2

W kolejnym kroku należy wpisać datę ważności orzeczenia o niepełnosprawności, jeżeli osoba ubiega się o zasiłek pielęgnacyjny z tytułu niepełnosprawności. Nie uzupełnienie powyższych informacji w przypadku ubiegania się o zasiłek z tytułu niepełnosprawności, spowoduje wyświetlenie komunikatu o konieczności uzupełnienia danych. Ostatni krok składania wniosku to zapisanie informacji o dołączonych dokumentach.

Rysunek 6.11. Dodawanie wniosku na zasiłek pielęgnacyjny - krok 3

Po zapisaniu wniosku program przejdzie do listy wniosków, a na ekranie ukaże się zarejestrowany wniosek.

W przypadku rejestracji wniosku o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego należy postępować podobnie jak przy rejestracji wniosku o zasiłek pielęgnacyjny. Należy z kartoteki klienta wejść we wnioski. Następnie trzeba kliknąć na "Dodaj wniosek" i wybrać rodzaj wniosku Wniosek o świadczenie pielęgnacyjne. Po wybraniu klikamy "Dalej". Pojawi się ekran z listą członków rodziny.

Rysunek 6.12. Dodawanie wniosku na świadczenie pielęgnacyjne - krok 1

Jako obowiązkową informację, podajemy na podstawie którego artykułu ustawy przyznajemy świadczenie pielęgnacyjne. Następnie z listy członków rodziny należy wybrać osobę, której dotyczy świadczenie pielęgnacyjne. Wyboru dokonujemy przez zaznaczenie osoby w polu "Czy przyznać świadczenie". Po wybraniu osoby klikamy "Dalej".

Rysunek 6.13. Dodawanie wniosku na świadczenie pielęgnacyjne - krok 2

Należy jeszcze uzupełnić informację o orzeczeniu o niepełnosprawności, czyli datę od kiedy do kiedy, jak również o rodzaju orzeczenia. Po wypełnieniu klikamy "Następny krok".

Rysunek 6.14. Dodawanie wniosku na świadczenie pielęgnacyjne - krok 3

Ostatnim krokiem jest uzupełnienie informacji o dołączonych dokumentach do wniosku. Po zaznaczeniu dokumentów należy kliknąć "Zapisz wniosek". Program przeniesie nas do listy wniosków, gdzie widoczny będzie zarejestrowany wniosek.

Aby zarejestrować wniosek o jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia dziecka, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek o jednorazową zapomogę, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

Rysunek 6.15. Dodawanie wniosku na "becikowe" - krok 1

Z listy członków wybieramy dziecko uprawnione do zapomogi i obok wybranego dziecka zaznaczamy opcję "Czy przyznać świadczenie".

Następnym krokiem jest podanie dochodów rodziny. Od 2013 r. przyznanie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka uzależnione jest od dochodów rodziny.

Rysunek 6.16. Dodawanie wniosku na "becikowe" - krok 3

Ostatni krok to dołączenie dokumentów do wniosku. Po zaznaczeniu dokumentów jakie zostały złożone wraz z wnioskiem, wybieramy opcję "Zapisz wniosek". Wniosek zostanie zarejestrowany w systemie i program przeniesie nas do listy wniosków.

Aby zarejestrować wniosek o zapomogę z tytułu urodzenia dziecka, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek o zapomogę na podst.art.22 ustawy, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

Rysunek 6.17. Dodawanie wniosku na zapomogę - krok 1

Z listy członków wybieramy dziecko uprawnione do zapomogi i obok wybranego dziecka zaznaczamy opcję "Czy przyznać świadczenie".

Ostatni krok to dołączenie dokumentów do wniosku. Po zaznaczeniu dokumentów jakie zostały złożone wraz z wnioskiem, wybieramy opcję "Zapisz wniosek". Wniosek zostanie zarejestrowany w systemie i program przeniesie nas do listy wniosków.

Aby zarejestrować wniosek na specjalny zasiłek opiekuńczy, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek o specjalny zasiłek opiekuńczy, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

Rysunek 6.18. Dodawanie wniosku na specjalny zasiłek opiekuńczy - krok 1

W tym punkcie musimy wybrać osobę, której dotyczy zasiłek opiekuńczy. Zaznaczamy pole "Czy przyznać świadczenie" przy wybranej osobie. Klikamy przycisk "Dalej" i przechodzimy do kolejnego kroku.

Kolejnym punktem jest rejestracja orzeczenia o niepełnosprawności. W przypadku, gdy osoba posiada orzeczenie, wpisujemy datę początku i końca orzeczenia oraz stopień niepełnosprawności.

Następny punkt rejestracji wniosku na specjalny zasiłek opiekuńczy, to rejestracja dochodów.

Rysunek 6.19. Dodawanie wniosku na specjalny zasiłek opiekuńczy - krok 3 - dochody rodziny

Po uzupełnieniu dochodów, przechodzimy do ostatniego punktu, jakim jest rejestracja dokumentów do wniosku. Po zaznaczeniu dokumentów należy kliknąć "Zapisz wniosek". Program przeniesie nas do listy wniosków, gdzie widoczny będzie zarejestrowany wniosek.

Aby zarejestrować wniosek na zasiłek dla opiekuna, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek o zasiłek dla opiekuna, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

Rysunek 6.20. Dodawanie wniosku na zasiłek dla opiekuna - krok 1

W tym punkcie musimy wybrać osobę, nad którą jest sprawowana opieka. Zaznaczamy pole "Czy przyznać świadczenie" przy wybranej osobie.

W przypadku, gdy zasiłek dla opiekuna nie przysługuje w określonym okresie/okresach, wówczas należy kliknąć "Dodaj okres nieprzysługiwania" i zarejestrować wymagane informacje (od kiedy do kiedy zasiłek nie przysługuje). Klikamy przycisk "Dalej" i przechodzimy do kolejnego kroku.

Kolejnym punktem jest rejestracja orzeczenia o niepełnosprawności. W przypadku, gdy osoba posiada orzeczenie, wpisujemy datę początku i końca orzeczenia oraz stopień niepełnosprawności. W przypadku, gdy osoba nad którą sprawowana była opieka zmarła, należy zarejestrować datę zgonu po zarejestrowaniu wniosku.

Przechodzimy do ostatniego punktu, jakim jest rejestracja dokumentów do wniosku. Po zaznaczeniu dokumentów należy kliknąć "Zapisz wniosek". Program przeniesie nas do listy wniosków, gdzie widoczny będzie zarejestrowany wniosek.

Okresy nieprzysługiwania zasiłku dla opiekuna możemy również dodać po rejestracji wniosku. W tym celu należy przejść do edycji wniosku i do zakładki "Okresy nieprzysługiwania".

Rysunek 6.21. Dodawanie okresu nieprzysługiwania

Aby zarejestrować wniosek na świadczenie rodzicielskie, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek o świadczenie rodzicielskie, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

W tym punkcie musimy wybrać osobę/osoby, na które wnioskowane jest świadczenie rodzicielskie. W tym celu zaznaczamy pole "Czy przyznać świadczenie" przy wybranej osobie. Jeśli np. wnioskowana jest pomoc o świadczenie w związku z opieką nad więcej niż jednym dzieckiem urodzonym podczas jednego porodu, wówczas należy zaznaczyć wszystkie te osoby.

W przypadku opieki nad dzieckiem przysposobionym, w przypadku gdy podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, wówczas należy zaznaczyć tą opcję.

Przechodzimy do ostatniego punktu, jakim jest rejestracja dokumentów do wniosku. Po zaznaczeniu dokumentów należy kliknąć "Zapisz wniosek". Program przeniesie nas do listy wniosków, gdzie widoczny będzie zarejestrowany wniosek.

Przed rejestracją wniosku o świadczenie z art.22b ustawy, należy zarejestrować w systemie świadczenia, które mogą zostać przyznane na podstawie tego art. ustawy. W tym celu należy przejść do menu system->ustawienia->Rodzaj świadczenia art.22b.

Rysunek 6.22. Rodzaj świadczenia z art.22b

Na ekranie pojawi się lista typów świadczeń z art.22b ustawy. Aby dodać rodzaj świadczenia, które ma być wypłacane ze środków własnych gminy, należy kliknąć "Dodaj".

Rysunek 6.23. Rodzaj świadczenia z art.22b

Należy tutaj podać takie informacje jak nazwa świadczenia, nazwa świadczenia do wydruku na decyzji, oraz kwotę świadczenia jaka ma być przyznana w decyzji. Po uzupełnieniu informacji zapisujemy dane.

Jeśli świadczenie zostało zarejestrowane, możemy przejść do etapu rejestracji wniosku.

Aby zarejestrować wniosek na świadczenie z art.22b ustawy, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek o świadczenie na podst.art.22b, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Analogicznie jak w pozostałych wnioskach, pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

Rysunek 6.24. Wniosek na świadczenie z art.22b

W pierwszym kroku należy podać obowiązkowe dane jak numer wniosku, data oraz wskazać na którą osobę jest przyznawane świadczenie.

Należy podać również typ świadczenia które ma być przyznane - zgodnie z wcześniej wprowadzonymi typami świadczeń które mogą być przyznane z art.22b ustawy (zaznaczone strzałką).

W następnym kroku należy zarejestrować informacje o dochodach oraz dołączonych dokumentach do wniosku. W przypadku gdy świadczenie nie jest uzależnione od dochodów rodziny, możemy ten krok pominąć i nie rejestrować informacji o dochodach.

Po zarejestrowaniu danych, klikamy przycisk "Zapisz" i program zarejestruje wniosek i przejdzie do widoku listy wniosków.

Aby zarejestrować wniosek na świadczenie wychowawcze, należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek". Następnie z listy rodzaju wniosku wybrać Wniosek na świadczenie wychowawcze, wybrać okres zasiłkowy i przycisnąć "Dalej". Analogicznie wniosek można również dodać za pomocą przycisku "Dodaj wniosek 500+".

Rysunek 6.25. Dodawanie wniosku 500+

Pojawi się ekran dodawania wniosku z listą członków rodziny.

Rysunek 6.26. Dodawanie wniosku 500+

W tym punkcie musimy wybrać osoby wchodzące w skład rodziny, oraz uzupełnić stan cywilny. Klikamy przycisk "Dalej" i przechodzimy do kolejnego kroku.

Rysunek 6.27. Dodawanie wniosku 500+

W tym kroku należy wskazać, na które dzieci wnioskowane jest świadczenie wychowawcze. Jeśli osoba wnioskuje na pierwsze dziecko, należy zaznaczyć je za pomocą przycisku w kolumnie "Pierwsze dziecko". Następnie w kolumnie "Czy przyznać świadczenie" należy wskazać dziecko/dzieci, na które wnioskowane jest świadczenie.

Następny krok jest uzależniony od tego, czy wnioskujemy na pierwsze dziecko, czy tylko na drugie i kolejne.

W przypadku, gdy wnioskowane jest świadczenie na pierwsze dziecko, kolejnym punktem jest rejestracja orzeczenia o niepełnosprawności. W przypadku, gdy osoba posiada orzeczenie, wpisujemy datę początku i końca orzeczenia oraz stopień niepełnosprawności.

Rysunek 6.28. Dodawanie wniosku 500+

W przypadku, gdy wnioskowane jest świadczenie na pierwsze dziecko, kolejnym punktem rejestracji wniosku na świadczenie wychowawcze jest rejestracja dochodów.

Rysunek 6.29. Dodawanie wniosku 500+

Ostatnim krokiem jest zaznaczenie dokumentów dołączonych do wniosku.

Rysunek 6.30. Dodawanie wniosku 500+

Po uzupełnieniu danych, klikamy "Zapisz". System zapisze wniosek i przejdzie do listy zapisanych wniosków.

Rysunek 6.31. Dodawanie wniosku 500+

Aby zarejestrować wniosek na świadczenie "Dobry start", należy z listy wniosków wybrać opcję "Dodaj wniosek Dobry Start"

Na ekranie pojawi się formularz wprowadzania wniosku - z podziałem na następujące elementy:

Dane ogólne wniosku - tu znajdują się dane ogólne - takie jak numer urzędowy wniosku, data wniosku.

Rysunek 6.32. Dane ogólne wniosku

Dane wnioskodawcy - tu podane są dane wnioskodawcy zarejestrowanego w systemie. Należy uzupełnić dane o stan cywilny (obowiązkowe), oraz nr konta i email

Rysunek 6.33. Dane wnioskodawcy

Weryfikacja osób w CSIZS - weryfikacja w usługach Emp@tia jest dostępna po zapisaniu wniosku.

Lista dzieci. Tutaj mamy wyszczególnioną listę dzieci, na które wnioskujemy o przyznanie świadczenia Dobry Start.

Rysunek 6.34. Lista dzieci

Tutaj należy uzupełnić dane dzieci - takie jak - rok szkolny, obywatelstwo, czy dziecko pod naprzemienną opieką, czy przebywa w instytucji zapewniającej całodobową opiekę, czy dziecko jest niepełnosprawne, oraz czy uczęszcza do szkoły.

W przypadku, gdy dziecko posiada orzeczenie o niepełnosprawności, należy zaznaczyć pole "Niepełnosprawność", a następnie podać dane orzeczenia. W przypadku świadczenia Dobry Start, dziecko może również posiadać orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego. W takim przypadku należy zaznaczyć opcję "Niepełnosprawność", a następnie wybrać opcję "Kształcenie specjalne lub zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze? (MEN)". Jeśli "orzeczenie MEN" zostanie zaznaczone, na formularzu zostaną ukryte pola dotyczące orzeczenia o niepełnosprawności.

Kolejnym krokiem jest zaznaczenie czy osoba będzie uczęszczać do szkoły. W przypadku zaznaczenia opcji że dziecko uczęszcza do szkoły, należy uzupełnić dane szkoły. Jeśli dziecko w roku szkolnym będzie uczęszczało do przedszkola lub "zerówki", należy zaznaczyć że nie uczęszcza do szkoły.

Po uzupełnieniu danych, należy wybrać przycisk "Zapisz". Wniosek zostanie zarejestrowany w systemie.

Po zarejestrowaniu wniosku, program odświeży dane i powróci do wprowadzanego wniosku - dane dotyczące weryfikacji w usługach Emp@tia zostaną uzupełnione.

Rysunek 6.35. Weryfikacja w CSIZS

Weryfikacja osób została podzielona na 2 części - weryfikacja oraz udostępnienie - zgodnie z dostępnymi usługami CSIZS. Za pomocą ikonki ze znakiem zapytania, możemy wywołać usługę np weryfikacji w CBB. Jeśli usługa zwróci dane, obok tej ikonki pojawi się ikonka drukarki, która umożliwia podgląd i wydruk otrzymanych danych. W przypadku, gdy np dziecko nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności, usługi Eksmoon nie będzie można wywołać.

Dalsze kroki postępowania zostały opisane w dziale "Decyzje -> Rozpatrzenie wniosku Dobry Start"

Jeśli wniosek jest kompletny, i na jego podstawie można wydać decyzję, wówczas wnioskowi należy zmienić status. Aby to uczynić, należy przejść do edycji wniosku i zmienić status. W momencie zmiany statusu, program weryfikuje dane zgodnie ze strukturą Centralnej Bazy Beneficjentów. Jeśli dane będą nieprawidłowe, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat z listą błedów, a wniosek otrzyma status - wadliwie wypełniony. Należy poprawić podane dane i ponownie zmienić status.

Rysunek 6.36. Zmiana statusu wniosku

Zmiana statusu na 'wniosek zatwierdzony do decyzji-kompletny', spowoduje automatyczne wysłanie wniosku do Centralnej Bazy Beneficjentów.

Aby przejść do edycji wybranego wniosku, należy z listy wniosków u klienta wybrać wniosek do edycji i kliknąć w ikonkę ołówka.

Pojawi się ekran widoczny poniżej:

Rysunek 6.37. Edycja wniosku

Formatka edycji wniosku została podzielona na zakładki (w zależności od rodzaju wniosku):

Po uzupełnieniu lub poprawie wybranych danych należy kliknąć przycisk "Zapisz". Po zapisaniu danych program wróci do listy wniosków klienta.

	Ważne
	Jeśli na podstawie wniosku została utworzona decyzja, wniosek zostanie zablokowany do edycji. W przypadku np. zmiany składu rodziny należy wykonać aktualizację wniosku.

W przypadku, gdy wystąpi potrzeba aktualizacji wniosku, np. w wyniku zmiany składu rodziny lub wnioskowania zasiłku na kolejne dziecko, należy wykonać aktualizację wniosku. W tym przypadku należy kliknąć na ikonkę:

Program poprosi o potwierdzenie wykonania aktualizacji. W przypadku wybrania "ok" wniosek z nowym aktualnym składem rodziny zostanie dodany do systemu i program przejdzie do edycji zaktualizowanego wniosku. Należy wówczas sprawdzić dane, ewentualnie dodać informacje o wnioskowanych świadczeniach.

Po uzupełnieniu lub poprawie wybranych danych należy kliknąć "Zapisz". Po zapisaniu danych program wróci do listy wniosków klienta. Zaktualizowany wniosek będzie widoczny na liście wniosków z dopiskiem w kolorze czerwonym "aktualizacja wniosku nr ...".

Aby w programie utworzyć decyzję przyznającą świadczenia, należy z menu klienta wybrać opcję "Decyzje". Na ekranie pojawi się lista decyzji, które zostały w programie zarejestrowane, z podziałem na okresy zasiłkowe. Okres zasiłkowy jest widoczny w prawym górnym rogu ekranu. Domyślnie program ustawia bieżący okres zasiłkowy. Po wejściu w listę decyzji klienta pojawi się ekran:

Rysunek 7.1. Lista decyzji

Aby dodać nową decyzję, należy wybrać opcję "Dodaj decyzję". Pojawi się wówczas okienko dodawania decyzji widoczne poniżej:

Rysunek 7.2. Dodawanie decyzji

Należy teraz wybrać opcje dotyczące tworzonej decyzji:

Jeśli na podstawie wybranego wniosku została już wydana wcześniej decyzja, pojawi się informacja "Uwaga! Na podstawie tego wniosku została wydana decyzja nr ...". Komunikat ten nie zablokuje możliwości zarejestrowania decyzji.

Po uzupełnieniu danych możemy wybrać "Dodaj nową decyzję". Po kliknięciu decyzja zostanie dodana do systemu i program przejdzie do jej edycji.

Przyznanie świadczeń

W celu dodania świadczeń do decyzji, należy wybrać przycisk "Podpowiedz na podstawie wniosku". Program dokona analizy wniosku, który został wybrany podczas tworzenia decyzji i na ekranie pokaże świadczenia które zostały wnioskowane.

Rysunek 7.3. Dodawanie świadczeń

Podpowiadanym świadczeniom możemy tutaj zmienić również status. W przypadku, gdy chcemy aby świadczenie było "zablokowane" do wypłaty do momentu np. dostarczenia dokumentów ze szkoły, możemy wybranemu świadczeniu ustawić odpowiedni status. Następnie należy wskazać sposób i termin wypłaty świadczeń. W przypadku, gdy wcześniej tworzyliśmy już decyzję przyznającą, program podpowie termin i sposób wypłaty z ostatnio przyznanej decyzji. W przypadku, gdy świadczenia odbiera inna osoba niż wnioskodawca, należy ją w tym kroku również wskazać. Po sprawdzeniu poprawności podpowiedzianych danych, należy wybrać przycisk "Zapisz". Program zarejestruje świadczenia i wróci do edycji decyzji.

Aby w programie utworzyć decyzję przyznającą świadczenia wychowawcze, należy z menu klienta wybrać opcję "Decyzje". Na ekranie pojawi się lista decyzji, które zostały w programie zarejestrowane, z podziałem na okresy zasiłkowe. Okres zasiłkowy jest widoczny w prawym górnym rogu ekranu. Domyślnie program ustawia bieżący okres zasiłkowy. Po wejściu w listę decyzji klienta pojawi się ekran:

Rysunek 7.4. Lista decyzji

Aby dodać nową decyzję, należy wybrać opcję "Dodaj decyzję". Pojawi się wówczas okienko dodawania decyzji widoczne poniżej:

Rysunek 7.5. Dodawanie decyzji

Należy teraz wybrać opcje dotyczące tworzonej decyzji:

Jeśli na podstawie wybranego wniosku została już wydana wcześniej decyzja, pojawi się informacja "Uwaga! Na podstawie tego wniosku została wydana decyzja nr ...". Komunikat ten nie zablokuje możliwości zarejestrowania decyzji.

Po uzupełnieniu danych możemy wybrać "Dodaj nową decyzję". Po kliknięciu decyzja zostanie dodana do systemu i program przejdzie do jej edycji.

Rysunek 7.6. Dodawanie decyzji

Przyznanie świadczeń

W celu dodania świadczeń do decyzji, należy wybrać przycisk "Podpowiedz na podstawie wniosku". Program dokona analizy wniosku, który został wybrany podczas tworzenia decyzji i na ekranie pokaże świadczenia które zostały wnioskowane.

Rysunek 7.7. Dodawanie świadczeń

W tym kroku należy zweryfikować poprawność przyznanych świadczeń, i wskazać sposób i termin wypłaty świadczeń. W przypadku, gdy wcześniej tworzyliśmy już decyzję przyznającą, program podpowie termin i sposób wypłaty z ostatnio przyznanej decyzji. W przypadku, gdy świadczenia odbiera inna osoba niż wnioskodawca, należy ją w tym kroku również wskazać. Po sprawdzeniu poprawności podpowiedzianych danych, należy wybrać przycisk "Następny krok". Program zarejestruje świadczenia i przejdzie do kolejnego etapu.

Rysunek 7.8. Harmonogram wypłat

Na typ etapie program wyliczy harmonogram wypłat dla decyzji. Każdy wiersz oznacza wypłatę za podany miesiąc. Zapisujemy decyzję przyciskiem "Zapisz"

Rysunek 7.9. Lista decyzji

Program po zapisaniu decyzji, przejdzie do listy decyzji. W tym miejscu możemy np. wydrukować wybraną decyzję.

W celu wydania decyzji zmieniającej, należy z menu klienta wejść w opcję "Decyzje" i następnie "Dodaj decyzję". Pojawi się okno widoczne poniżej.

Rysunek 7.10. Tworzenie decyzji zmieniającej

Tutaj musimy wybrać rodzaj decyzji: decyzja zmieniająca. Następnie należy wybrać decyzję do zmiany, podać numer decyzji, datę podjęcia oraz wzorzec i szablon decyzji do wydruku.

Rysunek 7.11. Tworzenie decyzji zmieniającej - wybór świadczeń do zmiany

Po pojawieniu się świadczeń które możemy zmienić, wybrane należy zaznaczyć. Po zaznaczeniu pojawi się data wstrzymania świadczenia, którą należy wypełnić. Wybrane świadczenia zostaną w decyzji pierwotnej wstrzymane z podaną datą. Po uzupełnieniu tych informacji, należy podać numer decyzji oraz datę wystawienia decyzji zmieniającej. Klikamy "Następny krok".

Rysunek 7.12. Tworzenie decyzji zmieniającej - sprawdzenie świadczeń zmienionych

Na ekranie pojawi się lista świadczeń jakie zostaną dodane do decyzji zmieniającej. Świadczenia, które w pierwszym kroku zaznaczyliśmy do zmiany, pojawią się na tej liście. Możemy tutaj zmienić informacje dotyczące świadczenia - np. sposób i termin wypłaty. Po sprawdzeniu danych, klikamy "Następny krok".

Rysunek 7.13. Tworzenie decyzji zmieniającej - szablon wydruku

Ostatnim krokiem jest podanie wzorca i szablonu do wydruku. Uzupełniamy decyzję danymi podstawy prawnej, uzasanienia i pouczenia decyzji, wybieramy "Zapisz". Program zapisze zmiany w decyzji i przejdzie do listy decyzji klienta, gdzie rejestrowana decyzja będzie już widoczna.

W celu wydania decyzji odmownej, należy z menu klienta wybrać opcję "Decyzje". Następnie należy wybrać "Dodaj decyzję".

Rysunek 7.14. Dodawanie decyzji

Jako rodzaj decyzji proszę wybrać "Decyzja odmowna". Następnie analogicznie jak przy dodawaniu decyzji przyznającej, należy wprowadzić wymagane dane, takie jak numer decyzji, data podjęcia, wzorzec wydruku.

Po uzupełnieniu danych, wybieramy "Dodaj nową decyzję" i program zarejestruje decyzję i przejdzie do jej edycji. Możemy teraz do niej dodać odmawiane świadczenia (przycisk "Podpowiedz na podstawie wniosku" lub "Dodaj świadczenie").

W przypadku wybrania opcji z podpowiedzią, program zasugeruje odmawiane świadczenia na podstawie wniosku. Wówczas należy sprawdzić poprawność podpowiedzianych danych i wybrać "Zapisz".

Aby wydać decyzję wstrzymującą wypłatę świadczeń, należy wejść do klienta w kartotekę decyzji. Następnie wybieramy przycisk "Dodaj decyzję". Na ekranie pojawi się okienko dodawania decyzji (analogicznie jak w pozostałych rodzajach decyzji). Wybieramy rodzaj decyzji: decyzja wstrzymująca oraz z listy wybieramy numer decyzji w której są świadczenia do wstrzymania. Uzupełniamy informacje - numer decyzji, szablon i wzór decyzji i zapisujemy.

Program przejdzie do edycji stworzonej decyzji, a na ekranie otrzymamy listę świadczeń z pierwotnej decyzji które mamy wstrzymać. Podajemy datę wstrzymania świadczeń i zapisujemy dane.

Aby wydać decyzję uchylającą, należy wejść do klienta w kartotekę decyzji. Następnie wybieramy przycisk "Dodaj decyzję". Na ekranie pojawi się okienko dodawania decyzji. Wybieramy rodzaj decyzji: decyzja wstrzymująca oraz z listy wybieramy numer decyzji do uchylenia (na obrazku poniżej zaznaczony na czerwono).

Rysunek 7.15. Dodawanie decyzji uchylającej

Po wybraniu decyzji do uchylenia i kliknięciu "zapisz", program przejdzie do ekranu z listą świadczeń do uchylenia. Należy wprowadzić datę, z jaką wybrane świadczenie w decyzji ma zostać uchylone.

Rysunek 7.16. Dodawanie decyzji uchylającej

Po wpisaniu dat uchylenia świadczeń i kliknięciu "uchyl świadczenia", program przejdzie do listy utworzonych decyzji. Po wybraniu opcji edycji decyzji uchylającej, powinniśmy otrzymać widok jak na ekranie poniżej, z wypełnioną listą świadczeń które zostały uchylone.

Rysunek 7.17. Dodawanie decyzji uchylającej

W przypadku, gdy chcemy przejść do edycji decyzji w celu np. uzupełnienia danych, należy wejść do kartoteki klienta, wybrać opcję "Decyzje" i z listy decyzji wybrać wybraną decyzję. Następnie należy kliknąć w ikonkę z ołówkiem.

Pojawi się okno jak poniżej:

Rysunek 7.18. Edycja decyzji

Na ekranie widoczna będzie lista przyznanych świadczeń w decyzji oraz pozostałe dane tj. podstawa prawna, uzasadnienie, pouczenie, data podjęcia i doręczenia decyzji. W przypadku zmiany wzorca decyzji z podanej listy, program automatycznie wstawi dane dotyczące podstawy prawnej, uzasadnienia i pouczenia. Dane zostaną pobrane z zarejestrowanych wzorców decyzji w systemie, zgodnie z wybranym wzorcem decyzji. Z edycji decyzji możemy również przejść do edycji wybranego świadczenia.

W przypadku, gdy chcemy zmienić status decyzji, należy w listy decyzji wybrać opcję "Status decyzji" i wybrać właściwy status. Po zmianie statusu z "projekt", nie będzie możliwości usunięcia decyzji.

Jeśli chcemy przejść do edycji świadczenia np. w celu zmiany sposobu lub terminu wypłaty, należy wejść do kartoteki klienta, w opcję "Decyzje". Następnie wybrać decyzję, w której jest świadczenie do obciążenia i przejść do jej edycji. Po wejściu w edycję decyzji, na ekranie będziemy mieli widoczną listę świadczeń w tej decyzji. Należy wybrać świadczenie, które chcemy zmodyfikować i przejść do jego edycji. Pojawi nam się następujące okno:

Rysunek 7.19. Edycja świadczenia

Pole "Dotyczy: " oznacza osobę na którą wnioskowane jest świadczenie (np. dziecko). Po rozwinięciu tego pola pojawi się lista osób. W przypadku, gdy żądanej osoby nie ma na liście, należy sprawdzić skład wniosku na podstawie którego decyzja została stworzona. W przypadku, gdy brakuje danej osoby w składzie rodziny (np. w wyniku urodzenia dziecka), należy wykonać aktualizację wniosku i stworzyć nową decyzję w oparciu o zaktualizowany wniosek.

Pole "Świadczenie odbiera: " oznacza osobę na którą wypłacane jest świadczenie (domyślnie jest to klient).

W razie potrzeby możemy zmienić tutaj sposób i termin wypłaty, wstrzymać wypłatę świadczenia, dodać obciążenie lub anomalię wypłaty (patrz rozdziały "Rejestracja obciążenia świadczenia" oraz "Rejestracja wyjątku w wypłacie świadczenia").

Możemy również zmienić status świadczenia (np. jeśli uzyskamy informację że dziecko nie uczęszcza do szkoły) i wstrzymać wypłatę świadczenia do czasu dostarczenia dokumentów przez wnioskodawcę.

Obciążenie świadczenia ma na celu przekazanie części lub całości wypłaty świadczenia na określoną instytucję. Przykładem może być obciążenie zasiłku pielęgnacyjnego na Dom Pomocy Społecznej.

W celu zarejestrowania obciążenia należy przejść do edycji świadczenia które chcemy obciążyć (patrz rozdział Decyzje -> Edycja świadczenia).

Aby dodać obciążenie wybieramy przycisk "Dodanie obciążenia świadczenia".

Rysunek 7.20. Obciążenie świadczenia

Tu należy wybrać na jaki podmiot będzie przekazywana część świadczenia. Rodzaj obciążenia możemy dodać w słownikach lokalnych - KOD_RODZAJU_OBCIAZENIA (patrz rozdział praca z programem Świadczenia rodzinne-Słowniki lokalne). Wypełniamy pozostałe informacje - kwota obciążenia, data końca obciążania i wybieramy "Zapisz". Po zapisaniu, na liście wypłat dla klienta wybrane świadczenie będzie wypłacone w kwocie będącej różnicą kwoty świadczenia oraz kwoty obciążenia. Kwota obciążenia zostanie przekazana na konto podmiotu gospodarczego (patrz rozdział Listy wypłat -> Tworzenie listy na podmiot).

Wyjątek w wypłacie świadczenia (tzw. anomalia) ma na celu zmianę wysokości wypłacanego świadczenia w wybranym miesiącu (np. w przypadku konieczności wyrównania świadczenia).

W celu dodania anomalii należy przejść do edycji wybranego świadczenia, dla którego chcemy zmienić wysokość wypłaty (patrz rozdział edycja świadczenia). Następnie wybieramy przycisk "Dodanie anomalii".

Wypełniamy dane - podajemy miesiąc i rok w którym wypłata ma nastąpić w innej wysokości niż kwota świadczenia, podajemy kwotę i zapisujemy.

	Ważne
	Zmiana wysokości wypłacanego świadczenia będzie uwzględniona w sprawozdaniach - zostanie wykazana faktycznie wypłacona kwota.

W systemie istnieje możliwość rejestracji zaskarżenia decyzji. W tym celu należy z panelu klienta wejść w listę decyzji klienta. Pod listą decyzji znajduje się lista zaskarżeń decyzji. Aby zarejestrować zaskarżenie, należy użyć przycisku "Dodaj zaskarżenie decyzji".

Rysunek 7.21. Zaskarżenie decyzji

Po uzupełnieniu danych i zapisaniu, zaskarżenie pojawi się na liście decyzji.

W systemie istnieje możliwość wyszukania zarejestrowanych decyzji wg wybranych kryteriów. Należy w tym celu wybrać menu Klienci->Rejestr decyzji.

Rysunek 7.22. Rejestr decyzji

Dostępne mamy dwa raporty:

Zgodnie z przepisami ustawy, jeśli rodzina przekroczy kryterium dochodowe, świadczenia mają zostać wypłacone w wysokości różnicy między łączną kwotą przysługujących zasiłków rodzinnych i dodatków, a kwotą o którą został przekroczony dochód rodziny.

W związku z tymi zmianami, w decyzji musi zostać utworzony tzw. harmonogram wypłat.

Decyzję na podstawie art 5 ust.3 wydajemy analogicznie jak każdą inną decyzję przyznającą. Zmienia się jedynie podpowiadanie świadczeń na postawie wniosku.

W pierwszym kroku program na podstawie wniosku podpowie przyznane świadczenia

Rysunek 7.23. Przyznanie decyzji w oparciu o mechanizm "złotówka za złotówkę"

W drugim kroku zostanie wyliczony harmonogram wypłat w oparciu o świadczenia. Za pomocą ikonki strzałki znajdującej się po lewej stronie, możemy rozwinąć harmonogram wypłat za wybrany miesiąc, i wyświetlić świadczenia, które wchodzą w skład wypłaty. Kwoty świadczeń wchodzące w skład harmonogramu zostały podzielone zgodnie z zastosowaniem ustawy "złotówka za złotówkę".

Rysunek 7.24. Przyznanie decyzji w oparciu o mechanizm "złotówka za złotówkę"

Po zapisaniu decyzji, użytkownik zostanie przekierowany do edycji decyzji, z widocznym harmonogramem wypłat. Harmonogram jest dostępny do edycji, jeśli jego status jest "PLANOWANY", czyli nie jest jeszcze na liście wypłat. Po utworzeniu listy wypłat, edycja harmonogramu nie jest możliwa, status harmonogramu zmieni się na "ZREALIZOWANY". Proszę zwrócić uwagę na to, iż za każdy miesiąc do wypłaty jest wyliczana jedna kwota będąca różnicą sumy kwot świadczeń cząstkowych za bieżący miesiąc, oraz kwoty przekroczenia kryterium dochodowego. Utworzenie listy wypłat na wybrany miesiąc harmonogramu, spowoduje utworzenie jednej łącznej kwoty wypłaty o podanej kwocie.

Rysunek 7.25. Przyznanie decyzji w oparciu o mechanizm "złotówka za złotówkę"

Za pomocą ikonki "Edycja" możemy przejść do edycji harmonogramu wypłat za dany miesiąc.

Rysunek 7.26. Harmonogram wypłat z decyzji

Na wydruku decyzji powinna zostać zawarta informacja o harmonogramie wypłat dla klienta. Tworząc własny szablon wydruku, należy użyć zmiennej ${harmonogramZZZ}.

Rysunek 7.27. Szablon wydruku

Przykładowy wydruk decyzji (harmonogram wypłat) z wykorzystaniem szablonu :

Rysunek 7.28. Wydruk

W przypadku wykorzystania wbudowanego wydruku decyzji, harmonogram wypłat na decyzji będzie przedstawiony tak jak na rysunku powyżej.

Jeśli dane wniosku zostały uzupełnione, i zweryfikowano osoby w usługach "Emp@tia", można przejść do kolejnego etapu jakim jest rozpatrzenie wniosku.

Aby rozpatrzyć wniosek, należy w danych ogólnych wniosku kliknąć przycisk "Rozpatrz"

Na ekranie pojawią się dane dotyczące rozpatrzenia wniosku - lista dzieci wraz z informacją o sposobie rozpatrzenia (przyznanie świadczenia lub odmowa przyznania).

Rysunek 7.29. Rozpatrzenie wniosku

W przypadku rozpatrzenia pozytywnego, należy uzupełnić dane dotyczące : sposobu i terminu wypłaty, oraz szablonu wydruku informacji o przyznaniu. Jeśli wnioskodawca podał we wniosku adres e-mail, należy również wybrać szablon e-maila.

Jeśli rozpatrzenie jest negatywne, należy wskazać szablon wydruku decyzji odmownej

Na ekranie pojawią się również informacje o wyniku wywołania obowiązkowych usług Emp@tii (CBB, PESEL, NFZ).

Należy zweryfikować poprawność danych i kliknąć "Rozpatrz" - program zapisze wynik rozpatrzenia i powróci do formularza z danymi wniosku.

W części dotyczącej dzieci, informacja o formie rozpatrzenia będzie widoczna jako "Status rozpatrzenia", wraz z wybranymi informacjami o formie wypłaty.

Po rozpatrzeniu wniosku, w części ogólnej wniosku, pojawią się nowe przyciski :

W przypadku, gdy wniosek został rozpatrzony pozytywnie, informacje o przyznaniu świadczenia są tylko dostępne na poziomie wniosku. Jeśli wniosek został rozpatrzony negatywnie, w systemie zostanie utworzona decyzja odmowna.

Wysłanie informacji o przyznaniu świadczenia e-mailem

W przypadku, gdy chcemy wysłać informację o rozpatrzeniu wniosku za pomocą e-mail, należy w danych głównych wniosku wybrać przycisk "Wyślij informację e-mailem"

Na ekranie pojawi się okno tekstowe z informacją jaka zostanie wysłana e-mailem do wnioskodawcy. Treść e-maila zostanie utworzona na podstawie wybranego szablonu e-mail. Kliknięcie "wyślij" spowoduje wysyłkę e-maila. Jeśli wysyłka się nie powiedzie, na ekranie pojawi się komunikat o błędzie.

	Ważne
	Przed pierwszym wysłaniem e-maila proszę uzupełnić dane w systemie dotyczące konta pocztowego - menu System->Dane użytkownika , zakładka "konfiguracja konta email".

Po kliknięciu przycisku "Należności" w opcjach klienta na ekranie ujrzymy listę przypisanych mu należności. Tabela ponad listą zawiera informację o ogólnym stanie wszystkich należności wybranego klienta.

Rysunek 11.1. Lista należności

W celu wprowadzenia nowej należności należy wybrać opcję "Dodaj nową należność".

Rysunek 11.2. Rejestracja należności - uruchomienie funkcji

Pierwszym krokiem przy dodawaniu należności jest podanie danych dotyczących decyzji oraz wskazanie okresu - lub okresów - w których wybrane świadczenie było nienależnie pobierane. Po uzupełnieniu tych danych można skorzystać z opcji podpowiedzi kwoty nienależnie pobranej. Jeśli świadczenie było nienależnie pobierane w różnych odstępach czasu, należy wybrać opcję "Dodaj okres nienależnie pobranego świadczenia" i wskazać następny okres oraz kwotę należności.

	Ważne
	Opcji dodawania kolejnych okresów można użyć również wtedy, gdy chcemy na jednej decyzji uwzględnić więcej świadczeń nienależnie pobranych dotyczących tego samego klienta. Po uzupełnieniu wymaganych danych przechodzimy do kolejnego kroku.

Rysunek 11.3. Rejestracja należności - krok 1

W drugim kroku rejestracji należności mamy możliwość ustawienia opcji wydruku - wskazania szablonu oraz wzorca decyzji.

Rysunek 11.4. Rejestracja należności - krok 2

Po uzupełnieniu danych i kliknięciu opcji "Zapisz" program zapamięta dodaną należność i od razu przejdzie do jej edycji. Na ekranie ukaże się lista dokumentów dotyczących danej należności (obecnie tylko wprowadzona decyzja), a nad nią tabela informująca o stanie kwotowym realizacji należności.

Rysunek 11.5. Edycja należności

Na tym kończy się etap dodawania decyzji o zwrocie nienależnie pobranego świadczenia i można przystąpić do definiowania planu spłat.

Po dodaniu decyzji o zwrocie nienależnie pobranego świadczenia możemy przystąpić do zaplanowania spłaty należności. W tym celu z poziomu listy należności wchodzimy w edycję interesującej nas należności.

Rysunek 11.6. Definiowanie planu spłat - krok 1

Rysunek 11.7. Definiowanie planu spłat - krok 2

Otwarty w tej chwili formularz służy do zdefiniowania planu spłat. W tym miejscu istnieją trzy drogi zdefiniowania planu spłat. Można go wykonać: automatycznie, ręcznie lub też stosując kolejno obie te metody.

Rysunek 11.8. Plan spłat - krok 2

Spłata należności może być w formie wpłaty do kasy lub potrącenia z wypłacanego świadczenia. Podczas wyboru jednej z tych opcji, które na polu wyboru "Forma zwrotu" mają nazwy: "spłata" i "potrącenie z listy wypłat", zmienia się nieco układ formularza.

Rysunek 11.10. Plan spłat - wybór formy spłaty

W przypadku potrącenia kwoty z listy na formatce:

- zamiast pola "Planowana data wpłaty" ukażą się pola "Rok i miesiąc potrącenia z listy",

- dodatkowo ukaże się pole wyboru świadczenia, z którego ma być potrącana należność,

- przy polu "Kwota odsetek" zniknie opcja automatycznej podpowiedzi - (ponieważ nie znamy dokładnej daty stworzenia listy) Ważne W przypadku zwrotu do kasy odsetki podpowiadane są na podstawie daty faktycznej wpłaty, jeżeli tej daty nie określono to na podstawie daty planowanej wpłaty.

- zamiast pola "Faktyczna data wpłaty" ukażą się pola "Data potrącenia z listy" oraz "Nr listy". Pola te uzupełnią się w momencie zrealizowania listy wypłat.

	Ważne
	W trakcie wprowadzania pozycji zwrotu należności w formie potrącenia z listy wypłat, lista świadczeń, z których możemy potrącić należność nie ukaże się od razu. Wypełni się ona dopiero po uzupełnieniu pól "Rok i miesiąc potrącenia z listy". Dane te są niezbędne do określenia, jakie świadczenia klient pobiera w określonym miesiącu danego roku.

Rysunek 11.11. Plan spłat - lista świadczeń do potrącenia należności

Po wypełnieniu planu spłat klikamy przycisk "Zapisz".

Rysunek 11.12. Plan spłat - zapis planu spłat

Od tej chwili, w tabelce na oknie edycji należności, odnotowane zostaną zmiany związane z zaplanowaną spłatą.

Rysunek 11.13. Plan spłat - wykaz zmian po zapisaniu

Tu należy zdefiniować plan spłat wybranej należności. Możemy to zrobić automatycznie (opcja "automatycznie podziel na równe raty") lub ręcznie wskazując kwotę raty. W przypadku wyboru automatycznego podziału (widoczne na rysunku), musimy podać od kiedy świadczenie zostaje spłacane, w ilu ratach i w jakiej formie (potrącanie z listy wypłat lub spłata do kasy). Po wpisaniu danych klikamy "Dodaj raty". Jeśli wybraliśmy opcję potrącania raty automatycznie z listy wypłat, należy wskazać z którego świadczenia ma zostać kwota potrącona podczas tworzenia listy wypłat. Po uzupełnieniu danych klikamy "Zapisz".

Aby zarejestrować w systemie wniosek w sprawie należności, należy po wejściu w edycję zarejestrowanej należności, wybrać opcję "Dodaj wniosek ws.należności".

Rysunek 11.14. Wniosek ws należności

Pojawi się ekran widoczny na zdjęciu powyżej. Program żąda uzupełnienia danych - daty wniosku, numeru wniosku oraz rodzaju wniosku (na przykład wniosek o rozłożenie na raty lub wniosek o umorzenie zwrotu). Po wypełnieniu danych zapisujemy wniosek.

Aby zarejestrować decyzję w sprawie należności, wybieramy z edycji należności opcję "Dodaj decyzję ws należności". Pojawi się okno widoczne poniżej. Należy pamiętać o tym, że w systemie musi wcześniej zostać zarejestrowany wniosek w sprawie należności.

Rysunek 11.15. Decyzja ws należności

Po ukazaniu się ekranu z danymi decyzji, należy je uzupełnić. Po wybraniu rodzaju decyzji, pojawią się wnioski dotyczące danej sprawy wg wybranego typu decyzji. Należy wówczas wybrać wniosek, na podstawie którego jest wydawana decyzja w sprawie należności. Po uzupełnieniu danych i zapisaniu, program powróci do edycji wybranej należności.

Rysunek 11.16. Edycja należności

Jeśli wszystkie dane dotyczące należności zostały zarejestrowane, możemy opuścić opcję rejestrowania należności u klienta. Przy następnym wejściu z kartoteki klienta do opcji należności, pojawi się zarejestrowana należność. Możemy skorzystać z opcji edycji - wówczas program wejdzie do opcji wybranej należności, gdzie możemy np. zarejestrować koleny wniosek lub decyzję, lub zarejestrować spłatę klienta.

Rysunek 11.17. Lista należności

W przypadku, gdy raty należności zdefiniowane zostały jako potrącanie z listy wypłat, program podczas tworzenia listy wypłat na wybrane świadczenie, które zostało wskazane do obciążenia, automatycznie potrąci podaną kwotę z wypłaty dla dłużnika.

W przypadku, gdy raty zostały zdefiniowane jako spłata w kasie, to fakt wpłaty przez klienta należy w systemie zarejestrować. W tym celu należy przy podanej racie wpisać datę faktycznej wpłaty.

Rysunek 11.18. Plan spłat

Aby wyświetlić listę wszystkich dłużników alimentacyjnych lub wyszukać dłużnika, należy przejść do menu Klienci -> Lista dłużników alimentacyjnych. Na ekranie pojawi się lista dłużników. Po prawej stronie ekranu mamy możliwość wyszukania wybranego dłużnika lub grupy dłużników wg podanych kryteriów. Po wyszukaniu, możemy przejść do opcji wyszukanego dłużnika, klikając na jego danych lub na ikonce ołówka.

Rysunek 12.1. Dłużnik - opcje

Po wejściu do opcji dłużnika, mamy wyświetlone dane dłużnika, natomiast po lewej stronie, mamy dostępne opcje:

Aby zarejestrować nowego dłużnika, należy przejść do menu Klienci -> Lista dłuzników alimentacyjnych. Pojawi się lista dłużników oraz na dole ekranu przycisk "Dodaj dłużnika".

Dłużnika również można zarejestrować z poziomu klienta (wierzyciela). W tym celu należy przejść do opcji klienta, i wybrać przycisk "Zaliczka alimentacyjna". Pojawi się okno z listą przypisanych dłużników do wierzyciela. Mamy możliwość zarejestrowania nowego dłużnika lub przypisania klientowi wcześniej zarejestrowanego dłużnika.

Rysunek 12.2. Rejestracja dłużnika

Po uzupełnieniu danych osobowych dłużnika, wybieramy przycisk "Zapisz". Program zapisze dane i przejdzie do opcji zarejestrowanego dłużnika.

W celu przypisania dłużnika do wybranego klienta, należy wyszukać klienta i przejść do jego opcji. Stamtąd należy wybrać opcję "Zaliczka alimentacyjna". Na ekranie pojawi się lista dłużników przypisanych do wierzyciela. Należy wybrać opcję "Przydziel istniejącego dłużnika". Z listy, która pojawi się na ekranie, należy wybrać osobę i zatwierdzić wybór przyciskiem "Przypisz" dostępnym na dole ekranu. W przypadku, gdy dłużnik był rejestrowany z poziomu klienta (z opcji "Zaliczka alimentacyjna"), dłużnik automatycznie zostanie przypisany klientowi.

Po wyszukaniu dłużnika i przejściu do jego opcji, mamy dostępny przycisk "Wnioski". Po wybraniu tej opcji program przejdzie do listy wniosków w sprawie dłużnika.

Rysunek 12.3. Lista wniosków

Aby zarejestrować wniosek w sprawie dłużnika, należy w opcjach dłużnika wybrać "Wnioski" i po wyświetleniu listy wniosków dłużnika, wybrać przycisk "Dodaj wniosek".

Rysunek 12.4. Rejestracja wniosku

Uzupełniamy dane - numer wniosku, datę, wybieramy rodzaj wniosku, wpisujemy treść wniosku i wybieramy przycisk "Zapisz". Wniosek zostanie zapisany i program przejdzie do listy wniosków.

W celu wyświetlenia długu wybranego dłużnika, należy w jego opcji wybrać "Dług dłużnika". Program wyświetli ekran widoczny poniżej:

Rysunek 12.5. Dług dłużnika

Po lewej stronie ekranu widoczne są wypłaty dla wierzyciela (wypłaty zaliczek alimentacyjnych). Po prawej stronie widoczne są spłaty/umorzenia długu dłużnika. Poniżej wypłat znajduje się podsumowanie wypłat zaliczki, wpłat dłużnika oraz wyświetlony jest stan aktualnego długu dłużnika.

W przypadku, gdy dłużnik zwraca dług lub istnieje potrzeba umorzenia części lub całości długu, należy wybrać przycisk "Dodaj zwrot, umorzenie, anulowanie zaliczki".

Rysunek 12.6. Rejestracja zwrotu długu

Na ekranie pojawi się formatka widoczna powyżej. Należy uzupełnić kwoty zwrotu oraz wybrać typ (zwrot, umorzenie, anulowanie). Po zapisaniu danych, zwrot długu będzie widoczny w długu dłużnika, po prawej stronie. Na dole ekranu również zostanie zmienione podsumowanie długu.

W przypadku, gdy dłużnik zwrócił całość długu, odpowiedni komunikat zostanie wyświetlony na ekranie.

W programie istnieje możliwość wydrukowania zbiorczej listy długu dłużników. W tym celu należy wybrać menu Klienci->Wydruk długu dłużników. Na ekranie pojawi się lista wszystkich dłużników alimentacyjnych, wraz z podsumowaniem długu.

Listy tworzą się na podstawie świadczeń przyznawanych w decyzjach. Aby stworzyć listę, należy wybrać z menu Lista->Tworzenie listy wypłat. Pojawi się okno z kryteriami tworzenia listy wypłat (okno poniżej). Na początek, należy określić okres za jaki ma być stworzona lista (Rok i Miesiąc). Kolejne kryteria to sposób realizacji i termin realizacji definiowane wcześniej przez użytkownika podczas przyznawania świadczeń do decyzji. Datę listy (wstępnie wstawiana jest systemowa) można zmienić. Należy nadać unikalny numer listy wg numeracji przyjętej przez użytkownika.

Rysunek 16.2. Tworzenie listy wypłat

Kolejnymi kryteriami tworzenia listy są "Kryteria specjalne". Pozwalają one na dodatkowe podzielenie list (oprócz kryteriów głównych) na:

Kryteria można stosować oddzielnie lub dowolnie łączyć. Pozostaje jeszcze wybór zasiłków, na jakie ma być stworzona lista. Można tworzyć listy na poszczególne świadczenia, na wszystkie lub grupować wg uznania. Do zaznaczenia wszystkich świadczeń służy przycisk "Zaznacz wszystkie zasiłki". Opcja "Odznacz wszystko" działa odwrotnie czyli odznacza wszystkie zasiłki. Listy na składki tworzy się oddzielnie w podobny sposób. Należy wtedy kliknąć na "Zaznacz składki". Można też zaznaczyć jeden rodzaj składki.

	Ważne
	Nie można stworzyć jednej listy, która obejmowałaby zasiłki łącznie ze składkami. Dzieje się tak dlatego, że składka nie jest przekazywana świadczeniobiorcy osobiście, tylko za niego odprowadzana.

Po wybraniu kryteriów tworzenia listy klikamy "Dalej".

Jeżeli są przyznane świadczenia to lista zostanie stworzona i program przejdzie do edycji stworzonej listy. Jeżeli nie ma świadczeń na dany miesiąc lub wcześniej była już stworzona lista spełniające te same kryteria, to nowa lista nie zostanie stworzona i komunikat informujący o tym zostanie wyświetlony na ekranie.

Rysunek 16.3. Stworzone listy wypłat

Aby wydrukować listę wypłat trzeba przejść do stworzonych list – menu Lista->Stworzone listy. Na ekranie będą widoczne listy. Następnie należy kliknąć na ikonkę drukarki przy odpowiedniej liście. W zależności od sposobu wypłaty na liście będą podane numery kont (przelew), opłaty pocztowe (przekaz), nr dowodu osobistego (gotówka). Po najechaniu kursorem na ikonkę wyszczególnioną na poniższym rysunku, pojawi się menu z dostępnymi funkcjami do wykonania na liście.

Rysunek 16.4. Opcje list wypłat

Dostępne opcje:

Przycisk usuwa stworzoną listę.

Po wybraniu opcji "Drukuj" otworzy się drugie okno z podglądem wydruku listy. Aby wydrukować listę należy postępować jak przy wydruku decyzji czyli na pasku narzędziowym przeglądarki kliknąć na symbol drukarki. Można też wybrać z menu Plik -> Drukuj lub użyć skrótu klawiszowego Ctrl + P.

Dostępną mamy również możliwość wydrukowania listy wypłat za pomocą samodzielnie zdefiniowanego szablonu listy. Aby zdefiniować własny szablon listy, należy przejśc do menu System -> Szablony wydruku -> Szablon wydruku listy wypłat. Więcej informacji dotyczących tworzenia szablonu listy wypłat, znajduje się w dokumentacji w rozdziale "Praca z programem Świadczenia rodzinne", w podrozdziale "Szablony wydruków".

System posiada możliwość eksportu danych z listy wypłat do programów bankowych.

Obsługiwane formaty eksportu:

Istnieje możliwość zdefiniowania własnego formatu eksportu (format użytkownika). Szczegóły znajdują się w rozdziale Praca z programem świadczenia rodzinne -> Eksport danych.

Aby wyeksportować listę wypłat, należy przejść do listy stworzonych list wypłat. Z opcji dostępnych przy liście wypłat należy wybrać "Eksportuj". Pojawi się ekran widoczny poniżej:

Rysunek 16.5. Eksport listy wypłat

Plik zostanie zapisany na serwerze świadczeń rodzinnych w folderze, który został wyświetlony podczas generowania eksportu. Wygenerowany plik należy zaimportować do systemu bankowego.

Po wybraniu opcji edycji listy wypłat zostaniemy przeniesieni do formatki widocznej poniżej:

Rysunek 16.6. Edycja listy wypłat

Edycja listy służy do poprawienia nadanego numeru listy, daty listy lub do wpisania nazwy listy. Po dokonaniu zmian klikamy na "Zapisz". Jeśli nazwa listy nie jest wypełniona, powrót następuje po kliknięciu na "Powrót do listy wypłat". Istnieje również możliwość usunięcia poszczególnych świadczeń z listy. Aby tego dokonać należy odszukać na liście konkretną osobę, zaznaczyć w polu "Operacje" i kliknąć "Usuń" przy danym nazwisku. Jeśli na wypłatę dla klienta składa się kilka świadczeń, to przy każdym świadczeniu musimy zaznaczyć pole w kolumnie "Operacje". Zmiana statusu listy pozwala ustawić listę w jednym z czterech stanów:

	Ostrzeżenie
	W przypadku zmiany statusu na "Nieodebrana", nie ma możliwości ponownej zmiany tego statusu. Można tylko skasować całą listę.

Jeśli lista została zrealizowana należy ją przenieść do zatwierdzonych. Służy do tego przycisk Zatwierdź wybrany z menu z dostępnymi funkcjami. Przeniesienie listy do zatwierdzonych spowoduje to, że lista ta nie będzie widoczna w listach stworzonych. Należy jej wówczas szukać w listach zatwierdzonych (menu Lista->Zatwierdzone listy). Po przeniesieniu listy do zatwierdzonych nie mamy możliwości wykonania na liście żadnych operacji. Dostępne są jedynie opcje "Do edycji", "Drukuj" i "Drukuj 2". Przeniesienie listy do zatwierdzonych jest procesem odwracalnym tzn. można listę przywrócić do list stworzonych, co pozwoli np. na jej edycję. Przeniesienie listy do zatwierdzonych służy głównie do uporządkowania list wypłat. Aby dane z utworzonych list zostały pobrane do sprawozdań, listy wypłat nie muszą znajdować się w zatwierdzonych.

Rysunek 16.7. Zatwierdzone listy

Wydruk przelewów i przekazów dostępny przy listach podobnie jak dodatkowe wydruki na liście. Nadruk przekazów pocztowych ("Drukuj przekaz") i nadruk przelewów ("Drukuj przelew (txt)") odbywa się bezpośrednio do portu LPT1 na serwerze. Aby nadrukować na perforowany papier przekazy lub przelewy musi być podłączona drukarka igłowa do serwera. Istnieje jeszcze możliwość wydrukowania przelewów na drukarce laserowej ("Drukuj przelew"). Drukowany jest wtedy cały przelew (łącznie z ramkami). Postępowanie przy wydruku przelewu tak jak przy drukowaniu listy i decyzji.

Raport zbiorczy z list wypłat pozwala na wydrukowanie sumy wypłat dla klientów w podanym okresie czasu. Należy podać okres za jaki ma być sporządzony raport, i opcjonalnie możemy raport ograniczyć do określonych świadczeń.

Rysunek 16.8. Opcje raportu

Raport ten ma na celu wydrukowanie listy osób, które mają zarejestrowane nienależnie pobrane świadczenia. Aby wydrukować raport, musimy podać zakres do badania oraz opcje - czy program ma uwzględnić zaplanowane czy zrealizowane pozycje.

Przykładowo możemy uzyskać listę osób, które mają w okresie np. od 2011-01-01 do 2011-01-31 spłatę należności w kasie ośrodka.

Rysunek 16.9. Opcje raportu

Raport ten ma na celu wykazanie ilości środków jakie zostały zaplanowane do wypłaty lub zostały zrealizowane w podanym okresie czasu.

Rysunek 16.10. Opcje raportu

Po uzupełnieniu żądanych opcji i wykonaniu raportu, uzyskamy wydruk. Przykładowo:

Rysunek 16.11. Wydruk raportu

W przypadku tworzenia listy wypłat na instytucję, postępujemy analogicznie jak przy tworzeniu listy wypłat dla klientów. Wybieramy menu Listy -> Tworzenie listy wypłat.

Należy zaznaczyć opcje tworzenia listy na instytucję (na rysunku poniżej zaznaczone na czerwono) i wskazać instytucję, na którą tworzymy listę. Program wówczas prześledzi świadczenia, które są obciążane w podanym okresie na podaną instytucję i stworzy dla nich osobną listę wypłat.

Rysunek 16.12. Tworzenie listy na instytucję

Po utworzeniu listy program wyświetli pozycje listy/faktury, które możemy usunąć z bieżąco utworzonej listy wypłat. W przypadku usunięcia danej pozycji i ponownego utworzenia listy na tą samą instytucję w podanym okresie, program uwzględni te usunięte pozycje.

Rysunek 16.13. Tworzenie listy na instytucję - krok 2

Aby wydrukować stworzoną listę, przechodzimy do menu Listy->Stworzone listy wypłat.

Rysunek 16.14. Stworzone listy na instytucje

Na ekranie zostanie wyświetlona lista utworzonych list oraz filtr wyszukiwania. Należy zaznaczyć opcję "Listy na instytucję".

W kartotece stworzonych list wypłat mamy po prawej stronie menu pozwalające na: edycję listy, wydrukowanie, wydrukowanie przelewu, zatwierdzenie listy oraz możliwość jej usunięcia.

Łączenie list jest funkcją, która umożliwia przeniesienie pozycji z wybranej listy do innej. Funkcja ta może być wykorzystana w przypadku, gdy np. chcemy do istniejącej listy dołączyć wypłaty jednego klienta. W takim wypadku możemy stworzyć tymczasową listę tylko na wybrane nazwisko i pozycje wypłaty przenieść do stworzonej wcześniej listy wypłat. Aby połączyć listy, należy ze stworzonych list, przy liście tymczasowej która ma zostać dołączona do innej listy wybrać opcję "Połącz listę z inną".

Rysunek 16.15. Łączenie list

Po uruchomieniu tej funkcji, pojawi się na ekranie informacja dotycząca wybranej listy wypłat - jej numer, data realizacji, sposób i termin wypłaty oraz pełne podsumowanie listy (informacja jakie świadczenia w jakiej ilości są w tej liście wypłat).

Rysunek 16.16. Łączenie list krok 2

Następnym krokiem jest wybranie listy wypłat, do której zostaną przeniesione wszystkie pozycje z wybranej wcześniej listy wypłat. Do wyboru pokażą się tylko listy wypłat, które nie zostały zatwierdzone, z tym samym sposobem realizacji listy. Przykładowo - jeśli uruchomiliśmy tą funkcję z zamiarem połączenia listy gotówkowej, na poniższej liście do wyboru pojawią się tylko listy które mają sposób realizacji: gotówka.

Po wybraniu listy wypłat z rozwijalnego menu, na ekranie pojawi się podsumowanie wybranej listy - data, numer, sposób i termin realizacji, oraz pełna informacja o świadczeniach, które są na liście wypłat. Dzięki temu możemy zweryfikować, czy łączymy ze sobą właściwe listy.

Rysunek 16.17. Łączenie list krok 3

Przed uruchomieniem tej funkcji, prosimy o dokładne sprawdzenie czy wybieramy poprawnie listy, ponieważ nie ma możliwości cofnięcia połączenia list.

Po upewnieniu się, że wybraliśmy poprawnie obie listy wypłat, wybieramy opcję "Połącz listy". Po wybraniu tej opcji, aplikacja przeniesie WSZYSTKIE pozycje z listy zaznaczonej na ekranie z nr 1 do wybranej listy, którą wybraliśmy z listy rozwijalnej.

Następnie, lista którą dołączaliśmy do wybranej listy wypłat, zostanie USUNIĘTA.

Uwaga - aby funkcja była dostępna, zalogowany użytkownik musi mieć w uprawnieniach włączoną opcję łączenia list wypłat. Szczegółowy opis uprawnień użytkowników znajduje się w rozdziale "Praca z programem Świadczenia Rodzinne -> Użytkownicy aplikacji.

Aby utworzyć sprawozdanie, wejdź w menu Sprawozdania -> Utwórz sprawozdanie.

Rysunek 17.1. Tworzenie sprawozdania

Sprawozdanie rzeczowo - finansowe

Aby utworzyć sprawozdanie, wejdź w menu Sprawozdania -> Utwórz sprawozdanie -> Rzeczowo-finansowe.

Do sprawozdania kwartalnego należy wypełnić wszystkie informacje, dotyczące osoby sporządzającej sprawozdanie, instytucji, liczby zatrudnionych osób i wydatków. Wszystkie pola są obramowane kolorem, co jest jednoznaczne z koniecznością ich wypełnienia.

Aby stworzyć sprawozdanie należy uzupełnić wymagane informacje i kliknąć na Sporządź sprawozdanie. Po wykonaniu sprawozdania zostaniemy przeniesieni do listy utworzonych sprawozdań w programie.

	Ważne
	Dane do sprawozdań są uwzględniane wg daty realizacji listy wypłat.

Zbiór centralny

Aby stworzyć sprawozdanie zbiór centralny, należy wejść w menu Sprawozdania -> Utwórz sprawozdanie -> Zbiór centralny.

Rysunek 17.2. Tworzenie zbioru centralnego

Należy wybrać Kwartał i kliknąć na Generuj. Po wygenerowaniu zbioru centralnego pojawi się okno z informacją o błędach.

Rysunek 17.3. Wynik tworzenia zbioru centralnego

Błędy w zbiorze centralnym zostały podzielone na 3 kategorie:

• Błędy dotyczące danych - są to błędy uniemożliwiające poprawne przesłanie zbioru do aplikacji centralnej. W przypadku wystąpienia takiego błędu pojawi się komunikat u jakiej osoby podany błąd występuje. Należy poprawić występujące błędy i wygenerować zbiór ponownie.
• Błędy struktury pliku - są to błędy struktury pliku. Uniemożliwiają poprawne wczytanie zbioru centralnego do aplikacji centralnej. Zwykle wynikają z błędów dotyczących danych.
• Ostrzeżenia dodatkowe - są to błędy, które umożliwiają wczytanie zbioru do aplikacji centralnej. Mogą wówczas wystąpić błędy tzw. walidacji "miękkiej", lecz zbiór z takimi błędami zostanie przyjęty.

Jeśli sprawozdanie nie zawiera błędów, można je wczytać do Centralnej Aplikacji Statystycznej (CAS).

Błędy jakie mogą wystąpić po utworzeniu zbioru centralnego:

Komunikat	Opis
W danych użytkownika nie podano ulicy w adresie ośrodka	Proszę przejść do edycji danych użytkownika (menu system -> Dane użytkownika) i uzupełnić ulicę w adresie ośrodka.
W danych użytkownika nie podano nr domu w adresie ośrodka	Proszę przejść do edycji danych użytkownika (menu system -> Dane użytkownika) i uzupełnić numer domu w adresie ośrodka.
W danych użytkownika nie podano miejscowości w adresie ośrodka	Proszę przejść do edycji danych użytkownika (menu system -> Dane użytkownika) i uzupełnić miejscowość w adresie ośrodka.
W danych użytkownika nie podano kodu pocztowego w adresie ośrodka lub jest błędnie podany	Proszę przejść do edycji danych użytkownika (menu system -> Dane użytkownika) i uzupełnić kod pocztowy w adresie ośrodka.
W danych użytkownika nie podano poczty w adresie ośrodka	Proszę przejść do edycji danych użytkownika (menu system -> Dane użytkownika) i uzupełnić informację o poczcie w adresie ośrodka.
Nie podano rodzaju szkoły:.....	Proszę przejść do danych szkoły (menu system -> podmioty gospodarcze) i podanej szkole uzupełnić dane o rodzaj szkoły.
Nieprawidłowo wypełniony adres dla szkoły	Proszę przejść do danych szkoły (menu system -> podmioty gospodarcze) i podanej szkole uzupełnić dane adresowe.
Nieprawidłowy PESEL dla klienta: ....	Nieprawidłowo zarejestrowano numer PESEL dla podanej osoby. Proszę poprawić dane w edycji danych podanej osoby.
Nieprawidłowa data urodzenia (późniejsza niz koniec okresu zasiłkowego) dla klienta:....	Błędnie podano datę urodzenia podanego klienta. Proszę poprawić dane w edycji danych podanej osoby.
Brak numeru PESEL dla dziecka pow.1 roku życia: ....	Dla dziecka powyżej 1 roku życia brakuje numeru PESEL. Proszę uzupełnić podaną informację w edycji danych osoby.
Nieprawidłowy PESEL dla dłużnika	Nieprawidłowo zarejestrowany PESEL. Proszę poprawić dane w edycji danych dłużnika.
Nie podano nr domu w adresie klienta: ....	Proszę uzupełnić dane klienta o nr domu w adresie podanej osoby.
Nieprawidłowo podano nr domu w adresie klienta	Proszę poprawić nr domu w danych klienta (zbyt długi opis).
Nie podano miejscowości w adresie klienta	Proszę uzupełnić dane klienta o miejscowość w adresie podanej osoby.
Niepoprawnie wprowadzony kod pocztowy u klienta	Proszę poprawić kod pocztowy w danych klienta.
Niepoprawnie wprowadzony kod pocztowy u dłużnika	Proszę poprawić kod pocztowy w danych dłużnika.
Nieprawidłowa data wniosku u klienta: ....	Proszę u podanego klienta sprawdzić daty wniosków. Wniosek ma datę późniejszą niż data końca okresu sprawozdawczego.
Brak numeru PESEL lub nr cudzoziemca dla klienta składającego wniosek o świadczenie pielęgnacyjne:...	Proszę w edycji danych podanego klienta wprowadzić numer PESEL lub numer cudzoziemca w przypadku osoby z innym obywatelstwem niż polskie.
Brak numeru PESEL lub nr cudzoziemca dla klienta, na którego wnioskowane jest świadczenie pielęgnacyjne:...	Proszę w edycji danych podanego klienta wprowadzić numer PESEL lub numer cudzoziemca w przypadku osoby z innym obywatelstwem niż polskie.
Brak numeru PESEL lub nr cudzoziemca dla osoby, na którą wnioskowane jest świadczenie pielęgnacyjne:...	Proszę w edycji danych podanego członka rodziny wprowadzić numer PESEL lub numer cudzoziemca w przypadku osoby z innym obywatelstwem niż polskie.
Nieprawidłowo wypełniono dane o pokrewieństwie u członków rodziny klienta:....	U podanego klienta nie podano pokrewieństwa przy pozostałych członkach rodziny. Proszę te informacje uzupełnić we wniosku.
Nie podano nr PESEL lub nr obcokrajowca (pozostali członkowie rodziny - wniosek o zas.rodzinny) dla osoby:....	U podanej osoby brakuje numeru PESEL. Proszę te informację uzupełnić w edycji danych osoby.
Nieprawidłowa data decyzji lub wniosku dla klienta. Data decyzji:....jest wcześniejsza niż data wniosku.	Proszę sprawdzić wniosek i decyzję dla klienta z podanego dnia. Data złożonej decyzji nie może być wcześniejsza niż data złożonego wniosku.
Osoba przekroczyła 18 lat i nie ma informacji o szkole	Proszę uzupełnić we wniosku informację - do której szkoły uczęszcza podana osoba.
Klient:..... Nieprawidłowo przyznana decyzja nr .... (zasiłek piel. przyznano innej osobie niż wnioskowano - wniosek nr.....	Proszę w edycji podanej decyzji poprawić informację dotyczącą tego, na którą osobę został przyznany zasiłek pielęgnacyjny.
Klient:..... Nieprawidłowo przyznana decyzja nr .... (świadczenie piel. przyznane innej osobie niż wnioskowano - wniosek nr.....	Proszę w edycji podanej decyzji poprawić informację dotyczącą tego na którą osobę zostało przyznane świadczenie pielęgnacyjne.
Klient:..... Nieprawidłowa data wniosku lub data urodzenia dziecka. Osoba: ....... Wniosek nr: ........ Osoba występuje w decyzji: ......... a nie powinna ze względu na datę urodzenia późniejszą niż data wniosku	W podanym wniosku występuje osoba z datą urodzenia późniejszą niż data wniosku. Proszę poprawić datę wniosku bądź datę urodzenia dziecka, w zależności od faktycznego stanu.
Klient:..... Nieprawidłowo przyznana decyzja nr: ..... Klient ze względu na wiek nie powinien otrzymać świadczenia.	Proszę w edycji podanej decyzji poprawić informację dotyczącą tego na którą osobę zostało przyznane świadczenie. Jedno ze świadczeń zostało przyznane na osobę która ze względu na wiek nie może pobierać świadczenia.
Klient:..... Nieprawidłowo przyznana decyzja nr:...... Decyzja na zasiłek pielęgnacyjny została przyznana na podstawie wniosku na zasiłki rodzinne. Proszę poprawić numer wniosku w edycji podanej decyzji	Proszę przejść do edycji podanej decyzji i wybrać właściwy wniosek, na podstawie którego została wydana decyzja.
Klient:..... Nieprawidłowo przyznana decyzja nr: ...... Decyzja na świadczenie pielęgnacyjne została przyznana na podstawie innego rodzaju wniosku. Proszę w edycji podanej decyzji wskazać właściwy wniosek na św. pielęgnacyjne	Proszę przejść do edycji podanej decyzji i wybrać właściwy wniosek, na podstawie którego została wydana decyzja.
Klient:.....,wniosek nr: ..... Nie podano typu orzeczenia o niepełnosprawności we wniosku	Proszę w podanym wniosku dla podanej osoby uzupełnić orzeczenie o niepełnosprawności o typ orzeczenia, bądź skorzystać z funkcji uzupełniania orzeczeń (system -> naprawy danych -> uzupełnij orzeczenia).
Klient:.....,wniosek nr: ...... Nie zarejestrowano we wniosku orzeczenia o niepełnosprawności.	Proszę w podanym wniosku dla podanej osoby poprawić orzeczenie o niepełnosprawności, bądź skorzystać z funkcji uzupełniania orzeczeń (system -> naprawy danych -> uzupełnij orzeczenia).
Klient:.....,wniosek nr: ...... Nieprawidłowo zarejestrowane orzeczenie o niepełnosprawności. Orzeczenie zarejestrowane na inną osobę niż zostało przyznane świadczenie w decyzji nr:......	Proszę w edycji podanego wniosku poprawić orzeczenie o niepełnosprawności (wskazać właściwą osobę).
Osoba:.....- ma przyznany zasiłek rodzinny lub zas. pielęgnacyjny a nie ma podanego nr PESEL	Proszę w edycji danych podanej osoby uzupełnić numer PESEL.

W przypadku występowania powyższych błędów, należy je poprawić i wygenerować ponownie zbiór centralny.

Aby wysłać zbiór centralny do Centralnej Aplikacji Statystycznej (CAS), należy przejść do listy utworzonych sprawozdań i stamtąd przy utworzonym pliku kliknąć na ikonkę dyskietki. Plik zapisany zostanie w lokalnym folderze, zgodnie z ustawieniami przeglądarki. Z tej lokalizacji należy je wczytać do CAS.

Pozostałe sprawozdania

Rysunek 17.4. Pozostałe sprawozdania

Aby stworzyć którekolwiek z podanych sprawozdań, należy uzupełnić wymagane informacje np. zakres dat za jaki ma zostać wykonane, a następnie kliknąć na przycisk "Drukuj" lub "Sporządź sprawozdanie". Po wykonaniu tej akcji otworzy się nowe okno ze sprawozdaniem.

Wydruk sprawozdania nastąpi po kliknięciu na symbol drukarki w menu przeglądarki. Sprawozdanie można wydrukować, wybierając z menu przeglądarki Plik -> Drukuj lub używając skrótu klawiszowego Ctrl+P.

Po utworzeniu sprawozdania rzeczowo-finansowego pojawi się okno z listą sprawozdań. Przejście do listy sprawozdań również poprzez menu Sprawozdania -> Lista utworzonych sprawozdań.

Rysunek 17.5. Lista sprawozdań

Pobranie i zapisanie sprawozdania na lokalnym dysku nastąpi, gdy w opcjach przy sprawozdaniu klikniemy na ikonkę dyskietki. Następnie należy wskazać miejsce na dysku do zapisania pliku. W zależności od używanej przeglądarki internetowej, plik po kliknięciu na dyskietkę może zostać automatycznie zapisany w folderze wskazanym w opcjach przeglądarki internetowej. Zapisane sprawozdanie lub zbiór centralny możemy wówczas wczytać do Centralnej Aplikacji Statystycznej (CAS).

Edycja pól formularza sprawozdania rzeczowo-finansowego możliwa jest po wybraniu ikonki ołówka. Po zakończonej edycji klikamy w "Zapisz" na formularzu, po tej czynności zostaniemy przeniesieni do listy sprawozdań utworzonych.

Aby wydrukować sprawozdanie, należy kliknąć na nazwie sprawozdania - wówczas pojawi się nowe okienko z wydrukiem formularza sprawozdania. Sprawozdanie można wydrukować, wybierając z menu przeglądarki opcję Plik -> Drukuj lub używając skrótu klawiszowego Ctrl+P.

W pierwszym kroku podłączania się do CSIZS, należy podać adres usług sieciowych. W tym celu należy uruchomić aplikację tt_manager. Po uruchomieniu i zalogowaniu się do tt_managera, należy kliknąć w ikonkę "Konfiguruj".

Rysunek 18.1. TT-Manager

Następnie należy zweryfikować poprawność adresu usług sieciowych CSIZS.

<entry key="empatia.url">https://ws.mpips.gov.pl</entry>

Ustawienia dotyczące integracji z systemem Emp@tia znajdują się w menu Empatia, które jest dostępne tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Więcej informacji o systemie Emp@tia można pozyskać na stronie projektu: http://empatia.mpips.gov.pl

Menu Empatia będzie widoczne tylko dla użytkowników, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia. W celu przydzielenia uprawnień, administrator powinien wejść do menu System -> Pracownicy i grupy uprawnień -> Grupy uprawnień pracowników i zaznaczyć odpowiednie opcje po wejściu do edycji wybranej grupy.

Rysunek 18.2. Uprawnienia

Empatia - uprawnienia administracyjne: ta rola umożliwia użytkownikowi dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu związanych z Empatią (rejestracji systemu, zarządzania słownikami, przeglądania dziennika wysyłek do CBB, aktualizacji obiektów w CBB oraz poczty).

Empatia - uprawnienia użytkownika: ta rola umożliwia użytkownikowi dostęp do usług sieciowych, aktualizacji obiektów w CBB oraz poczty.

Należy pamiętać o tym, że zmiany w grupie użytkowników, widoczne są dla pracownika dopiero po ponownym zalogowaniu do programu.

Aby zarejestrować się w systemie Empatia, należy wejść do menu Empatia -> Rejestracja.

Rysunek 18.3. Empatia - rejestracja systemu

Aby zarejestrować system, należy podać identyfikator i hasło do usługi i kliknąć przycisk "Zarejestruj".

W przypadku, gdy administrator zarządza wieloma jednostkami, należy wybrać opcję "Pobierz jednostki użytkownika". Na ekranie pojawi się lista jednostek i z tej listy należy wybrać ośrodek, który mamy zamiar zarejestrować. Następnie wybieramy przycisk "Zarejestruj". Po pomyślnej rejestracji, na ekranie powinna pojawić się informacja o tym, że system został zarejestrowany.

Po zarejestrowaniu systemu dziedzinowego, należy pobrać certyfikat bezpieczeństwa. W tym celu proszę wprowadzić nazwę użytkownika, hasło, oraz kliknąć przycisk "Pobierz certyfikat".

Po pobraniu certyfikatu, na ekranie pojawi się data ważności certyfikatu.

Rysunek 18.4. Empatia - rejestracja systemu

Po zarejestrowaniu systemu, należy pobrać słowniki integracyjne.

Aby pobrać słowniki integracyjne, należy przejść do menu Empatia -> Słowniki. W przypadku, gdy lista słowników jest pusta, należy wybrać opcję "Wczytaj słowniki integracyjne". Spowoduje to wczytanie wszystkich słowników do systemu.

Rysunek 18.5. Empatia - słowniki

W menu Empatia -> Usługi, mamy dostępne usługi pomocnicze do weryfikacji danych. Przy pomocy tych usług, możemy zweryfikować dane osoby w systemach: PESEL, EKSMOoN, AC Rynek pracy, Centralna Ewidencja I Informacja Działalności Gospodarczej (CEIDG), KRS, CBB (centralna baza beneficjentów), MF (e-podatki) oraz ZUS.

	Ważne
	Wywołanie usługi, ze względu na ochronę danych osobowych, może być wykonane jedynie w związku z konkretną sprawą. W związku z tym, aby wykonać zapytanie dotyczące danych osoby, należy najpierw zarejestrować ją w systemie, a następnie zarejestrować wniosek dla osoby.

Po zarejestrowaniu osoby i wniosku, możemy wejść do menu usług i wybrać jedną z dostępnych usług.

Rysunek 18.6. Lista usług

Następnie wybieramy z listy osobę której dotyczy zapytanie. Program wówczas uzupełni dane do usługi i wyświetli listę wniosków, które zostały zarejestrowane dla tej osoby. Wówczas należy wybrać kryterium wyszukania, w zależności od danych które są dostępne u danej osoby. Pola zaznaczone pomarańczowym kolorem, są obowiązkowe dla wybranego kryterium. Następnie z rozwijalnej listy musimy wybrać wniosek (numer sprawy), w związku z którym wywoływane jest zapytanie. W przypadku, gdy dana usługa dla danej sprawy była już wywołana, informacja o tym zostanie wyświetlona na ekranie.

Weryfikacja osoby w PESEL

Przy pomocy tej usługi możemy zweryfikować dane osoby w systemie PESEL.

Rysunek 18.7. Usługa PESEL

Po wybraniu kryterium i uzupełnieniu danych takich jak nazwisko, imię, data urodzenia lub PESEL, należy przy uzupełnionych polach wybrać rodzaj operacji (wyszukiwanie/porównywanie) oraz zakres wyszukiwania (bez historii/z historią). Wybór rodzaju operacji (wyszukiwanie/porównywanie) jest dostępny tylko dla informacji, które nie są wymagane dla wybranego kryterium wyszukiwania. Wybór spowoduje odpowiednio albo wyszukanie osoby w rejestrze PESEL zgodnie z wprowadzoną wartością, bądź porównanie wprowadzonej informacji w systemie z tą znajdującą się w rejestrze. Po uzupełnieniu wymaganych opcji, wybieramy przycisk "Zweryfikuj dane osoby". Na ekranie pojawią się szczegółowe dane osoby z systemu PESEL.

Udostępnienie danych osoby w PESEL

Przy pomocy tej usługi możemy pobrać dane osoby z systemu PESEL.

Rysunek 18.8. Usługa PESEL

Po wybraniu kryterium i uzupełnieniu danych takich jak nazwisko, imię, data urodzenia lub PESEL, wybieramy przycisk "Udostępnij dane osoby". Na ekranie pojawią się szczegółowe dane osoby z systemu PESEL.

Weryfikacja orzeczeń o niepełnosprawności

Przy pomocy tej usługi możemy zweryfikować czy osoba posiada ważne orzeczenie o niepełnosprawności osoby w systemie EKSMOoN.

Rysunek 18.9. Usługa EKSMOoN - weryfikacja

Przed wywołaniem usługi należy wskazać osobę (1) oraz wniosek - nr sprawy (2), następnie wybrać kryterium wyszukania (dane osobowe/PESEL), zgodnie z danymi osoby jakie są wprowadzone dla osoby. Następnie należy podać datę weryfikacji.

Usługa zwróci jedynie informację czy została znaleziona osoba z orzeczeniem o niepełnosprawności wg podanych danych.

Udostępnienie informacji o niepełnosprawności

Przy pomocy tej usługi możemy uzyskać informacje o posiadanym orzeczeniu o niepełnosprawności osoby w systemie EKSMOoN.

Rysunek 18.10. Usługa EKSMOoN - udostępnienie danych

Przed wywołaniem usługi należy wskazać osobę oraz wniosek (nr sprawy), następnie wybrać kryterium wyszukania (dane osobowe/PESEL), zgodnie z danymi osoby jakie są wprowadzone dla osoby. Następnie należy numer orzeczenia lub stopień niepełnosprawności osoby oraz podać datę weryfikacji.

Jeśli osoba zostanie znaleziona wg podanych kryteriów, zostaną zwrócone dodatkowe informacje. W przeciwnym wypadku system poinformuje o tym że albo taka osoba nie została znaleziona, lub istnieje koniecznośc doprecyzowania kryteriów wyszukiwania z powodu znalezienia więcej niż jednej osoby wg podanych danych.

Usługa zwraca dodatkowe dane: stopień niepełnosprawności, data powstania niepełnosprawności, numer orzeczenia, data wydania orzeczenia, okres ważności orzeczenia , data złożenia wniosku, rodzaj orzeczenia, oraz wskazania na orzeczeniu. Zakres udostępnionych danych jest uzależniony od rodzaju wniosku w sprawie którego zostanie wywołane zapytanie (wniosek na zasiłek rodzinny, wniosek na świadczenie pielęgnacyjne itd).

Udostępnianie danych bezrobotnego

Za pomocą tej usługi możemy zweryfikować dane osoby w systemie AC-Rynek pracy. Uwaga - aby uruchomić tą usługę, należy w danych użytkownika mieć uzupełnioną informację o kodzie powiatu wg GUS. W celu uzupełnienia tej informacji, proszę przejść do menu System -> Dane użytkownika, i następnie wybrać z listy powiat ośrodka.

Rysunek 18.11. Usługa AC Rynek pracy

Przed wywołaniem usługi, należy podać zakres danych, jaki ma zostać zwrócony w odpowiedzi. Dostępne opcje:

• informacje o pobieranym zasiłku lub innych świadczeniach

• informacje o składkach na ubezpieczenie zdrowotne

• informacje o usługach rynku pracy zaplanowanych i zrealizowanych na rzecz osoby

Udostępnienie danych z ZUS

Wywołując usługę, należy wybrać czy chcemy otrzymać dane dotyczące składek osoby, czy danych ubezpieczonego.

Usługa udostępnienia danych z ZUS jest usługą wywoływaną w trybie asynchronicznym, co oznacza że odpowiedź otrzymamy dopiero po określonym czasie. Wywołując usługę, otrzymamy w odpowiedzi jedynie identyfikator zgłoszenia. Po otrzymaniu identyfikatora, system cyklicznie będzie wywoływał zapytanie z podanym identyfikatorem, oczekując odpowiedzi z ZUS.

Czas oczekiwania na odpytanie o odpowiedź z ZUS, jest zależny od typu usługi i rodzaju podanych danych w zapytaniu. Odpowiedź z usługi ZUS dotyczącą składek ubezpieczonego, możemy otrzymać dopiero po upływie 15 minut od wywołania zapytania. W przypadku zapytania o dane historyczne (powyżej 18 miesięcy), okres oczekiwania to 24 godziny. W przypadku zapytania o dane ubezpieczonego, okres oczekiwania to 7 dni. Dopiero po upływie tego czasu program Świadczenia rodzinne wywoła usługę w celu pobrania odpowiedzi.

W przypadku, gdy uzyskana zostanie odpowiedź, wynik będzie można zobaczyć w menu historii wywołania usług (menu Empatia -> Historia wywołania usług). Informacja o otrzymaniu odpowiedzi zostanie wyświetlona również na ekranie w postaci powiadomienia (w głównym menu pojawi się ikona z wykrzyknikiem).

Rysunek 18.12. Informacja o uzyskaniu odpowiedzi z ZUS

Po sprawdzeniu wyniku odpowiedzi (menu Empatia -> Historia wywołania usług) lub u klienta w menu "Wywołane usługi", komunikat zniknie z ekranu.

Udostępnienie danych osoby z CBB

Za pomocą tej usługi możemy wyświetlić dane wybranej osoby zarejestrowanej w Centralnej Bazie Beneficjentów.

Rysunek 18.13. Usługa udostępnienia danych z CBB

Po podaniu danych takich jak imię, nazwisko oraz PESEL lub data urodzenia, otrzymamy na ekranie informacje takie jak adres osoby, dane dokumentu tożsamości, dane wniosków, dane decyzji.

Rysunek 18.14. Usługa udostępnienia danych z CBB - wyniki

W przypadku, gdy osoba ma zarejestrowaną w CBB decyzję, wniosek lub świadczenie, wyświetlone zostaną również informacje o jednostce, która przyznała np. decyzję. Jest to pomocne w weryfikacji czy osoba pobiera świadczenia w innej jednostce.

Rysunek 18.15. Usługa udostępnienia danych z CBB - wyniki

System rejestruje wywołanie każdej usługi. Wybierając opcję z menu Empatia -> Historia wywołania usług, na ekranie otrzymamy listę: typ usługi, numer sprawy oraz datę wywołania.

Rysunek 18.16. Historia wywołania usług

Wybierając opcję drukarki, mamy możliwość wyświetlenia wyników wywołania usługi. Wyświetlone zostaną parametry żądania oraz uzyskaną z usługi odpowiedź.

System umożliwia weryfikację danych osób w Centralnej Bazie Beneficjentów, jak również przesyłanie danych do tej bazy. System automatycznie przekazuje wnioski i decyzje do CBB, w momencie zmiany statusu wniosku oraz decyzji.

Wniosek / decyzję do CBB można również przekazać poza automatycznym systemem przekazania danych.

Wysłanie danych do Centralnej Bazy Beneficjentów

Aby wysłać dane beneficjenta do CBB, należy z listy wniosków lub z listy decyzji klienta, wybrać opcję "Wyślij do CBB". System wówczas sprawdzi poprawność danych, zgodnie ze strukturą CBB. W przypadku wykrycia danych które nie pozwalają na przekazanie wniosku/decyzji, zostaną one wyświetlone na ekranie.

Rysunek 18.23. Empatia - wysłanie wniosku do CBB

Po uruchomieniu tej opcji, wniosek lub decyzja zostanie zapisana jako obiekt do synchronizowania z CBB. System wyśle wymagane dane dotyczące tego wniosku lub decyzji, wraz z danymi osobowymi klienta oraz członków rodziny występujących we wniosku lub decyzji.

Rejestr wysyłek do Centralnej Bazy Beneficjentów

Aby przejrzeć rejestr danych wysłanych do Centralnej Bazy Beneficjentów, należy przejść do menu Empatia -> Rejestr wysyłek do CBB. Na ekranie pojawi się lista danych, które zostały zgłoszone do wysyłki do CBB. Jedną z kolumn jest "Status" informujący o tym, czy obiekt jest w kolejce do wysłania, czy został wysłany lub czy nie został wysłany z powodu błędu. W przypadku, gdy dany obiekt nie został wysłany z powodu błędu, system automatycznie będzie próbował powtórzyć wysłanie obiektu. Wysłanie możemy również zaznaczyć ręcznie do powtórzenia. Należy w tym celu wybrać przycisk "Wyślij ponownie obiekt do CBB".

Rysunek 18.24. Rejestr wysłanych obiektów do CBB

Za pomocą ikonki z lupą, dostępnej w opcjach obok wybranej wysyłki, mamy możliwość obejrzenia pliku XML z zawartością wysłanej do CBB informacji.

Po odebraniu poczty z PIU, użytkownik ma możliwość zaimportowania wniosku do systemu. W tym celu należy z opcji wiadomości wybrać "Szczegóły wiadomości" i następnie zaimportować wniosek.

Po zaimportowaniu wniosku, będzie on dostępny u klienta w opcjach "wnioski".

W przypadku, gdy do przyznania świadczenia wymagane jest podanie orzeczenia o niepełnosprawności osoby, należy wejść do edycji wniosku i wybrać zakładkę "orzeczenia".

Rysunek 18.25. Edycja wniosku - orzeczenie o niepełnosprawności

Następnie należy wybrać opcję "Weryfikacja orzeczenia o niepełnosprawności" i podać dane osoby. System wyszuka, czy w systemie EKSMOoN osoba ma zarejestrowane orzeczenie o niepełnosprawności. Dane te należy wprowadzić do wniosku.

Aby zaimportować wniosek, należy z opcji które są dostępne przy wybranym wniosku, wybrać "Import wiadomości".

Na ekranie pojawi się formularz podobny do tego, jaki jest przy wprowadzaniu wniosku, z uzupełnionymi danymi złożonego wniosku.

W przypadku, gdy wnioskodawca już istnieje w systemie, w polu "Mapowanie na osobę w bazie danych" zostaną wyświetlone jego dane. Program wówczas zaimportuje wniosek do istniejącej w systemie osoby. W przeciwnym wypadku, zostanie utworzona nowa rodzina i osoby.

Aby zaimportować wniosek do systemu, należy wybrać opcję "Importuj"

Aby wydrukować wniosek, należy wybrać przycisk "Drukuj"

Usługi mają na celu monitorowanie sytuacji beneficjentów i ich rodzin w trakcie realizacji świadczeń. W ramach usług użytkownicy systemu będą otrzymywać zestawienia osób, co do których zaistniały okoliczność mogące mieć wpływ na wypłatę świadczeń i realizację decyzji o przyznaniu świadczeń. Zestawienia osób są przygotowywane w postaci tzw. raportów grupowych :

Obsługa raportów polega na :

Dekretacja polega na przydzieleniu wybranych pracowników do obsługi pozycji wykazanych w raporcie.

Sposoby dekretacji:

Dostęp do menu usług grupowych znajduje się w menu Empatia->Usługi grupowe

Przed rozpoczęciem pracy związanej z obsługą raportów grupowych, należy zdefiniować role użytkowników uprawnionych do odbioru i obsługi raportów.

Zdefiniowanie ról jest konieczne ze względu na obsługę dekretacji (przypisanie wybranym użytkownikom pozycji raportu które mają zostać zweryfikowane i obsłużone)

W tym celu należy przejść do menu system->Pracownicy i grupy uprawnień->Grupy uprawnień pracowników, i następnie przejść do edycji wybranej grupy użytkowników

Rysunek 19.1. Role użytkowników

Role dotyczące usług grupowych zostały podzielone na 4 uprawnienia:

Wybrane uprawnienia zostały podzielone na typ raportu który będzie obsługiwany - MEN, MNiSW lub ZUS. Oznacza to, że można przypisać wybranym użytkownikom np. możliwość obsługi jedynie pozycji z raportu ZUS.

W menu Empatia->Usługi grupowe->Parametry SR/SW mamy dostęp do parametrów usług grupowych

Rysunek 19.2. Parametry usług grupowych

W tym miejscu możemy zdefiniować jaki typ dekretacji może zostać wybrany dla poszczególnych typów raportu. Należy zaznaczyć, że obowiązkowo musi być zaznaczony minimum jeden sposób dekretacji. W przypadku zaznaczenia wielu rodzajów dekretacji dla wybranego raportu, będzie istniała możliwość zadekretowania w raporcie pozycji na różne sposoby (np automatycznie lub ręcznie)

Zostały wyróżnione 3 sposoby dekretacji:

Parametry obsługi informacji - te parametry są udostępniane przez MRPiPS i nie są dostępne do zmiany przez użytkownika. W przypadku zmiany parametrów zostaną one zaktualizowane w aktualizacji aplikacji.

W menu Empatia->Usługi grupowe->Raporty MEN / MNISW / ZUS mamy dostęp do pobranych raportów.

Rysunek 19.3. Lista raportów

Po przejściu do listy raportów uzyskamy widok pobranych raportów.

Aby pobrać lub sprawdzić, czy raport jest dostępny, należy wybrać opcję "Odbierz raport SR" lub "Odbierz raport SW" - w zależności od obszaru (świadczenia rodzinne / świadczenia wychowawcze).

Wybranie opcji odebrania raportu spowoduje weryfikację i odpowiednio pobranie raportu. W przypadku gdy raport nie jest dostępny, taka informacja pojawi się użytkownikowi.

	Ważne
	W przypadku, gdy nie mamy dostępnych przycisków służących do pobrania raportu, oznacza to że zalogowany użytkownik nie ma przypisanego uprawnienia do odbioru raportu.

Jeśli raport zostanie odebrany, na ekranie pojawi się wraz z informacjami :

Obok wybranego raportu znajduje się ikonka umożliwiająca przejście do edycji raportu.

Po wybraniu opcji edycji wybranego raportu, na ekranie otrzymamy widok raportu podzielony na :

Opis poszczególnych części raportu:

Dane ogólne raportu

Rysunek 19.4. Raport - dane ogólne

Dane ogólne raportu - informacje za jaki okres raport został przygotowany. Istotną informacją jest ilość dni jakie pozostały na obsługę raportu. Po upływie wskazanej w parametrach usługi ilości dni, raport stanie się "archiwalny". Oznacza to że nie będzie możliwości obsłużenia pozycji, które już zostały obsłużone przez nadanie odpowiedniego statusu. Wyjątkiem są sprawy które są w toku obsługi, lub nie zostały jeszcze zweryfikowane. Dla tych pozycji będzie nadal istniała możliwość edycji.

Wyszukiwanie w raporcie

Rysunek 19.5. Raport - wyszukiwanie

W opcjach wyszukiwania mamy możliwość filtrowania pozycji raportu.

Możemy pokazać tylko te decyzje które zostały zadekretowane lub które nie zostały jeszcze przypisane do pracowników. Można również filtrować pozycje raportu wg dekretacji do wybranego pracownika - po rozwinięciu listy pracowników jest dostępna również możliwość wyszukiwania wg nazwiska. Kolejną opcją filtrowania jest możliwość wyszukania pozycji wg wybranego statusu obsługi pozycji raportu.

Dekretacja

Rysunek 19.6. Raport - dekretacje

Mechanizm dekretacji został podzielony na 2 opcje: automatyczny oraz manualny (ręczny).

Dekretacja automatyczna

Jeśli chcemy, aby system automatycznie przydzielił pracowników do spraw w raporcie, należy wybrać opcję automatycznej dekretacji oraz kliknąć przycisk "Automatycznie przydziel sprawy pracownikom".

	Ważne
	Uwaga ! Mechanizm automatycznej dekretacji weźmie pod uwagę tylko tych pracowników, którym przydzielono rolę uprawniającą ich do automatycznego dekretowania.

Dostępne opcje automatycznej dekretacji:

• Do pracownika który wydał decyzję - ten mechanizm spowoduje przydzielenie sprawy pracownikowi, który wydał decyzję wskazaną w raporcie.
• Równy podział - spowoduje przydzielenie spraw wg równego podziału. Lista decyzji wykazanych w raporcie zostanie podzielona równomiernie na wszystkich pracowników, którzy są wskazani do dekretacji automatycznej.

Dekretacja manualna

Dekretacja ręczna polega na samodzielnym wskazaniu przez osobę upoważnioną, które pozycje z raportu mają zostać przydzielone do obsługi wybranym pracownikom. W tym celu należy z listy decyzji wykazanych w raporcie wybrać pozycje które mają zostać zadekretowane do wybranego pracownika, a następnie wybrać pracownika z listy w opcji dekretacji manualnej. Po wybraniu pracownika należy kliknąć "Przydziel zaznaczone pozycje"

Anulowanie dekretacji

Anulowanie dekretacji polega na wybraniu pozycji z listy, dla których wybór dekretacji ma zostać cofnięty (anulowany). W tym celu należy z listy decyzji raportu wybrać pozycje do anulowania dekretacji i wybrać przycisk "Anuluj dla wybranych pozycji"

Jeśli w parametrach raportów grupowych został włączony mechanizm dekretacji "Przydzielanie informacji z raportów do obsługi przez pracownika merytorycznego", wówczas pracownik otrzyma możliwość zadekretowania na siebie wybranych pozycji raportu. Wówczas na liście decyzji raportu pojawi się dodatkowy przycisk uprawniający do przydzielenia samemu sobie wybranej pozycji do obsługi.

Rysunek 19.7. Raport - dekretacja pozycji

	Ważne
	W przypadku, gdy mechanizm dekretowania nie jest dostępny, należy zweryfikować czy w parametrach usług grupowych jest włączona możliwość dekretacji automatycznej/ręcznej, oraz czy zalogowany pracownik ma uprawnienia do dekretacji.

Decyzje wskazane w raporcie

W tym miejscu wykazane są wszystkie decyzje z raportu. Podane decyzje należy zweryfikować czy zostały prawidłowo przyznane lub czy nie zmieniła się sytuacja osoby która uprawnia do pobierania świadczenia.

Rysunek 19.8. Raport - decyzje

Informacje zostaną wyświetlone kolumnach:

• Numer decyzji - informacja o numerze decyzji którego dotyczy sprawa
• Dekretacja do - pracownik, do którego została sprawa przydzielona. W przypadku, gdy nie zadekretowano jeszcze pracownika dla danej sprawy, pojawi się informacja "Pozycja nie została zadekretowana"
• Imię - imię osoby wskazanej w raporcie
• Nazwisko - nazwisko osoby wskazanej w raporcie
• PESEL - nr pesel osoby wskazanej w raporcie
• Nr dokumentu - nr dokumentu osoby wskazanej w raporcie
• Data urodzenia - data urodzenia osoby wskazanej w raporcie
• Status - informacja o statusie obsługi wybranej sprawy

Dodatkowo przy niektórych kolumnach takich jak numer decyzji, nazwisko, imię, pesel, data urodzenia, istnieje możliwość filtrowania oraz sortowania wyników.

W przypadku, gdy zalogowana osoba ma uprawnienia do dekretowania pracowników, w kolumnie "Dekretacja do" będzie miał możliwość przydzielenia wybranej pozycji do pracownika.

Panel szczegółów pozycji z raportu

Rysunek 19.9. Raport - decyzje

Po rozwinięciu panelu otrzymamy dodatkowe informacje jakie zostały przekazane w raporcie.

• Dla raportu ZUS będą to okresy ubezpieczenia osoby, informacje o płatniku składek oraz tytuł ubezpieczenia.
• Dla raportu MEN będą to informacje o okresie nauki, placówce do której uczęszcza uczeń, oraz status ucznia.
• Dla raportu MNiSW będą to informacje o okresie w którym osoba nie była studentem.

Obsługa pozycji raportu

Aby przejść do obsługi pozycji raportu, należy obok wybranej pozycji z raportu kliknąć ikonkę z lupką. Na ekranie pojawi się wyskakujące okienko.

Rysunek 19.10. Raport - decyzje

Informacje, które są istotne z uwagi na obsługę informacji z raportu. Panel został podzielony na poszczególne działy:

• Szczegóły pozycji z raportu - ogólne informacje o decyzji oraz informacji o kliencie którego dotyczy dana decyzja
• Status obsługi, uwagi - status obsługi informacji. Po zweryfikowaniu sytuacji osoby, należy tutaj zaznaczyć wynik weryfikacji sytuacji osoby/decyzji. Można również dopisać uwagi.
• Świadczenia - informacja o świadczeniach przyznanych w decyzji
• Wypłaty - informacja o zrealizowanych wypłatach z decyzji
• Planowane wypłaty - informacja o planie wypłat z decyzji
• Powiązania z innymi raportami - informacja o tym czy w innych raportach znajduje się ta decyzja
• Decyzje powiązane - informacje o decyzjach powiązanych ze wskazaną decyzją - np decyzje zmieniające/uchylające

	Ważne
	Uwaga! Status obsługi informacji jest możliwy TYLKO dla pracownika który został zadekretowany do obsługi wybranej informacji. W przeciwnym wypadku użytkownik nie ma dostępu do zapisania danych

W celu przesłania wniosku do urzędu wojewódzkiego, należy przejść do menu Empatia->Poczta->Skrzynka nadawcza. Następnie należy utworzyć nową wiadomość.

Rysunek 21.1. Tworzenie nowej wiadomości

Jako adresata wiadomości, należy wybrać "Urząd Wojewódzki".

Następnie, należy wybrać obszar zabezpieczenia społecznego - "świadczenia wychowawcze" lub "świadczenia rodzinne i jednorazowe świadczenie Program za życiem"

Kolejnym krokiem jest wybór adresata wiadomości (UW). W tym celu należy wprowadzić nazwę miejscowośći wybranego Urzędu Wojewódzkiego, i kliknąć przycisk "Szukaj". Program z wykorzystaniem usługi Emp@tii, wyszuka jednostki zgodnie z wprowadzoną nazwą miejscowości. Należy wybrać odpowiedni Urząd Wojewódzki. Sposób wyboru adresata jest analogiczny jak w przypadku wysyłania korespondencji do innej jednostki.

Po wybraniu obszaru i adresata, należy wybrać wnioskodawcę, którego wniosek ma zostać przekazany do UW. W tym celu w polu "Klient" należy wybrać wnioskodawcę. Po wpisaniu 3 pierwszych znaków, program podpowie osoby zgodnie z wprowadzonymi danymi.

Po wybraniu osoby, zostanie uzupełniona lista wniosków do wyboru - w zależności od wybranego obszaru zabezpieczenia społecznego. Należy z podpowiedzianej listy wybrać wniosek, który ma zostać przekazany do UW.

Wymagane jest, aby razem z wnioskiem zostały dołączone dokumenty potwierdzające wywołane usługi Emp@tii, które są niezbędne w celu rozpatrzenia wniosku. Jeśli usługi zostały wywołane, wówczas po wybraniu wniosku z listy, program automatycznie dołączy je jako załączniki do wniosku.

Następnie, należy uzupełnić wymagane dane - wybrać kod lokalizacji Urzędu Wojewódzkiego, kod Państwa UE (państwo, w którym przebywa członek rodziny), oraz informacje o członkach rodziny którzy przebywają za granicą, i uzupełnienie dodatkowych informacji jakie mają być przekazane wraz z wnioskiem.

Po uzupełnieniu wszystkich danych, wybieramy przycisk "Zapisz wiadomość do wysłania".

Program w tym momencie uruchomi mechanizm walidacji danych i generowania wniosku w formie elektronicznej. Jeśli nie wystąpi żaden błąd związany np. z brakiem wymaganych danych, wiadomość zostanie utworzona i program przejdzie do formatki z utworzonym dokumentem, gdzie będzie można załączyć dodatkowe dokumenty do wniosku.

	Ważne
	W przypadku, gdy wystąpią błędy walidacji związane np. z brakiem wymaganych danych, wówczas na ekranie otrzymamy komunikat o błędzie wraz z opisem walidacji. Wówczas należy poprawić błędy zgodnie z otrzymanym komunikatem i wygenerować ponownie dokument.

Po wygenerowaniu dokumentu, możemy załączyć dodatkowe dokumenty.

Rysunek 21.2. Edycja wiadomości

W tym celu należy skorzystać z okienka "Dodaj załączniki" i wybrać przycisk "Wybierz pliki". Otworzy się nowe okienko z możliwością wyboru wielu plików. Po wybraniu plików należy kliknąć "Prześlij". Dokumenty zostaną dołączone do wysyłanej wiadomości.

	Ważne
	Uwaga - załączone dokumenty nie mogą przekraczać rozmiaru 5 MB !

Jeśli wiadomość jest kompletna do wysłania, wówczas należy przejść do menu skrzynki nadawczej i podpisać wiadomość. Analogicznie, jak w przypadku wysłania innej wiadomości za pomocą CSiZS, wiadomość przed wysłaniem należy podpisać kluczem elektronicznym. Można to zrobić za pomocą zainstalowanej aplikacji 'Kryptograf' lub wykorzystując aplikację dołączoną wraz z posiadanym kluczem elektronicznym. Szczegółowa instrukcja podpisania wiadomości znajduje się w menu Integracja z systemem Emp@tia->Poczta->Podpisanie wiadomości kluczem elektronicznym

	Ważne
	W przypadku podpisywania za pomocą aplikacji dołączonej wraz z podpisem elektronicznym, należy podpisać wiadomość z wykorzystaniem opcji "Podpis wewnętrzny" - czyli taką, za pomocą której podpisany plik będzie zawierał również treść dokumentu.

Kalkulator dochodów rodziny zbudowany jest analogicznie do formularza wniosku w części dotyczącej dochodów rodziny. Kalkulator umożliwia szybkie wprowadzenie dochodów członków rodziny oraz proste dodanie osób uwzględnianych w wyliczeniu dochodu. Gdy np. jedna osoba w rodzinie uzyskuje dochód a trzy pozostałe są do tego dochodu wliczane - to wprowadzamy dochody jednej osoby i za pomocą znaku "+" przy polu "ilość osób" ustalamy ilość osób w rodzinie na 4. Kalkulator automatycznie wylicza również dochód z hektarów na podstawie liczby hektarów oraz składkę zdrowotną. Opcje automatycznych wyliczeń można wyłączyć odhaczając pola wyboru przy polach wyliczanych automatycznie, pozwoli to wprowadzić wymagane wartości ręcznie.

Rysunek 22.2. Kalkulator dochodów

Kalkulator odsetek służy wyliczeniu odsetek ustawowych należnych za zaległą spłatę. Punktem wyjścia wyliczenia jest podanie daty powstania zadłużenia oraz kwoty, na podstawie której wyliczane będą odsetki. Kolejnym krokiem jest dodanie dat spłat oraz kwot ww. spłat jeżeli dług był już spłacany w ratach. Po wprowadzeniu daty, na którą wyliczamy odsetki i wciśnięciu przycisku wylicz otrzymamy wynik.

Rysunek 22.3. Kalkulator odsetek